Plan, baby, plan!
Op maandagochtend word je verwacht in Barcelona. Dinsdag heb je geen afspraken, maar woensdag en donderdag moet je in Lyon zijn. Oja, en of je ook nog even langs Berlijn wilt vliegen voor een site inspection. Als MICE Agent word je vaak geleefd door je agenda. Hierdoor loop je het risico dat je een slaaf wordt van je reisschema en ’s ochtends niet meer weet in welk land je wakker wordt. Zorg dat je de chaos vóór bent. Ga er in het weekend even voor zitten en zet al je afspraken op een rijtje. Kan je misschien zaken combineren of naar een gunstiger tijdstip verplaatsen? Helpt het om een dag eerder te vliegen zodat je op de dag zelf niet hoeft te haasten? Zet een realistisch weekschema in elkaar waar je de reistijden en details van je afspraken in verwerkt. Zo weet je op maandagochtend precies waar je moet zijn, met wie en waarom.
Laat even los
Reizen betekent wachten. Op het vliegveld, in de taxi, bij de receptie van je hotel. Natuurlijk kun je die tijd gebruiken voor het doornemen van je mail en het bellen van je klanten. Dat lijkt efficiënt, maar zorgt er wel voor dat je non-stop aan het werk bent tijdens je reis. Zorg daarom voor afwisseling tussen werk en ontspanning. Zit je op een vlucht van drie uur? Klap dan gerust je laptop open voor een productieve werksessie. Word je over een half uur opgepikt? Laat je werk dan even voor wat het is en lees een boek. Luister naar muziek, bekijk een film op je iPad of drink gewoon een kop koffie. Door rustmomenten in te plannen, voorkom je dat je ’s avonds compleet overprikkeld aankomt in je hotelkamer en niet kunt slapen.
Eet en slaap goed
Over slaap gesproken: doe het zoveel je kunt! We hebben vaak niet door hoeveel energie reizen van ons vergt en nemen daardoor geen tijd om uit te rusten. Dat gaat misschien een week goed, maar breekt je uiteindelijk op. Pak zoveel mogelijk slaapuren en investeer in goede hotels. Op een matras waar de veren uitspringen, tellen acht uur slaap als vier. Let ook goed op wat je eet. Onderweg ben je minder goed bestand tegen verleidingen in de vorm van snacks, fastfood en alcohol. Neem niet alles aan wat je krijgt voorgeschoteld in het vliegtuig en probeer op gezette tijden te eten. Maak geen uitzonderingen omdat je op reis bent. Zo wordt de helft van je werkweek een uitzondering en word je niet alleen zwaarder, maar ook vermoeider. En dat kan je als drukbezette MICE Agent nou net niet gebruiken.
Ik ben er even niet
Onder werktijd is het logisch dat je telefonisch bereikbaar bent. Maar moet je echt opnemen als je zonder riem en schoenen wordt gefouilleerd bij de douane? Zet je telefoon alleen aan als je tijd hebt om te praten. Stem van tevoren af met collega’s dat ze je op bepaalde tijdstippen kunnen bellen en anders zelf een oplossing moeten zoeken. Je mag dan geweldig zijn in je werk; als je onmisbaar bent, gaat er iets mis binnen je team. Hetzelfde geldt voor je inbox. Inkomende mails kunnen behoorlijk afleiden als je net midden in een productieve werksessie zit. Of in een lekker boek natuurlijk. Check je mail een aantal keer per dag, drie à vier keer is meer dan voldoende. Daarnaast heeft wat minder bereikbaar zijn ook nog een ander voordeel. Mensen die niet binnen tien seconden opnemen of terugmailen, hebben waarschijnlijk belangrijkere zaken aan hun hoofd. Onbereikbaar zijn draagt dus bij aan je imago en exclusiviteit!
Reis jij veel voor je werk? En waar loop jij tegenaan? Laat het weten in een reactie!
