Evenementen organiseer je nooit zomaar. Je wilt er iets mee bereiken: meer klanten, leden of partners, awareness of omzet. Om die doelstellingen te behalen, zal je alles uit de kast moeten halen om het je gasten naar de zin te maken. Zij komen immers niet naar je evenement om jou een plezier te doen. Groots organiseren is een kunst, maar met onderstaande tips kom je een heel eind. Wist je bijvoorbeeld dat een buitenlandse locatie een evenement een stuk interessanter maakt? Lees mee!

Grootse tip 1. Pak bezoekers in met culinaire hoogstandjes
Mensen houden nu eenmaal van lekker eten. Het brengt ze samen, breekt het ijs en creëert een goede sfeer. Om deze redenen maakt eten onderdeel uit van ieder geslaagd evenement. En nee, bestel nou niet meteen 250 foie gras met rodenbietenmousse. Kleine, bescheiden hapjes door de dag heen maken al een groot verschil. Helemaal als ze iets te maken hebben met het thema of je organisatie. Wat dacht je bijvoorbeeld van een cappuccino of appel met je eigen logo erop?  

Grootse tip 2. Plan activiteiten in
Het is een uitdaging om een evenement dat een dag (of langer!) duurt, interessant te houden. Hou in gedachten dat volwassenen zich maar 45 minuten achter elkaar kunnen concentreren (om nog maar niet te spreken over kinderen en tieners). Sommige onderzoeken tonen zelfs aan dat er na elke 20 minuten studeren, college of lezing een korte break moet worden ingelast. Nu kan je 10 pauzes per dag inplannen, maar er is ook een ander manier. Een informatie overload voorkom je namelijk ook door lezingen af te wisselen met activiteiten. Zet daarom ook wat actieve onderdelen op het programma. Denk aan een spel, een teamopdracht of simpelweg een wandeling over het terrein. Wilt u het grootser aanpakken? Regel dan een muzikale of theatrale act!

        

Grootse tip 3. Claim je locatie
Veel evenementen worden gehouden op een gehuurde locatie. Dat wil zeggen dat jouw organisatie niet de enige is op het terrein. Op zich is dat niet erg: veel zorgen worden je door het personeel uit handen genomen, en je hoeft je niet druk te maken over catering, techniek of het opruimen achteraf. Maar voor je bezoekers kan een groot zalencomplex voor verwarring zorgen. Want waar zit die ene zaal, en waarom weten ze bij de receptie nergens van af? Als je serieus genomen wilt worden, zal je overal zichtbaar moeten zijn. Zorg ervoor dat bij de ingang van het complex al duidelijk is dat jouw organisatie daar een event houdt, en waar deze precies plaatsvindt. Overdrijven mag: hang ballonnen op, spandoeken, of nog beter: regel een welkomstcomité!

Grootse tip 4. Maak er een snoepreisje van
Ooit iemand tegen gekomen die niet van een weekendje weg houdt? De kans is klein. Drukbezette, hardwerkende mensen verdwijnen al helemaal graag voor een paar dagen naar het buitenland. Jouw event is daar het ideale excuus voor. Dus waarom geen locatie regelen buiten de Nederlandse grenzen? Dit geeft het event niet alleen een internationaal en professioneel karakter; deelnemen wordt ook aantrekkelijker. Want zeg nou zelf: sta je graag twee dagen in de file naar Utrecht of pak je liever het vliegtuig voor een driedaagse trip naar Zuid-Spanje? Precies.

Off to Spain!
Je hebt het allemaal geregeld: je evenement gaat plaatsvinden in een hotel in Zuid-Spanje, de keuken en de receptie zijn op de hoogte van je wensen én het dagprogramma barst uit zijn voegen van de actie. Nu resten je alleen nog de praktische zaken. Hoe vervoer je deelnemers bijvoorbeeld van het vliegveld naar het hotel? En wie communiceert er met de keuken? En spreekt het personeel goed genoeg Engels om je bezoekers te verwelkomen? Om deze zaken boven tafel te krijgen, is er maar één optie: een testreisje maken! Als organisator of MICE Agent moet je de locatie immers uitgebreid bekeken hebben. Pak je volgende evenement dus groots aan, en doe je bezoekers (en jezelf) een plezier met een buitenlandse locatie!