In de evenementenbranche is er altijd wel ergens een vergadering. Vooral planners en coördinatoren moeten eraan geloven. Zij zijn immers het aanspreekpunt voor veel verschillende partijen. Maar hoe vaak beland je in een meeting waarin helemaal niets wordt besloten? En hoe vaak had je de hele lading ook gewoon op de mail kunnen zetten? Uit onderzoek blijkt dat medewerkers zo’n 50% van alle vergaderingen als verschilde tijd beschouwen. Dat is zonde van je energie, die je juist zo hard nodig hebt. Tijd om het anders te doen! In deze blog lees je een paar gouden tips waarmee een vergadering wél het bijwonen waard wordt.

Verspilling van koffie
Vergaderen is niet alleen vaak een verspilling van tijd, energie en koffie. Alleen al in de Verenigde Staten gaat er per jaar zo’n 37 miljard dollar (!) verloren aan niet-productieve meetings. Dat is veel geld, waar je heel veel leuke dingen mee kan doen. Waarom vergaderen we toch zoveel? Waarschijnlijk heeft het iets te maken met verantwoordelijkheid. Mensen hebben al snel het gevoel dat ze overal bij moeten zijn om een bijdrage te kunnen leveren aan een project. Dat geldt misschien voor 50% van de vergaderingen, waarin veel informatie wordt gedeeld en grote beslissingen worden genomen. Voor de andere 50% is aanwezigheid vaak ronduit overbodig. Mijn advies is om niet elke uitnodiging zonder nadenken te accepteren. En als je er dan toch echt bij moet zijn, maak de vergadering dan zo efficiënt mogelijk met onderstaande tips.

1. Stuur van tevoren een agenda rond
In een vergadering met goed voorbereide mensen kan je flink opschieten. Laat daarom ruim van tevoren een uitnodiging rondgaan waaraan mensen belangrijke input en thema’s kunnen toevoegen. Zo kan iedereen zich inlezen en bespaar je tijd die je normaal aan uitleg zou besteden. Ook kan je uit deze agendapunten meteen opmaken of het de moeite waard is om aanwezig te zijn. Gaat het over het bedrijfsuitje en zit jij die dag in het buitenland? Next!

2. Wijs een voorzitter aan
Geen structuur kunnen aanbrengen in een vergadering is een veelgenoemd probleem. Sommige mensen praten terwijl ze eigenlijk zouden moeten luisteren en andersom. Ook lopen vergaderingen vaak uit omdat deelnemers te lang doorgaan op één punt. Wijs daarom één persoon aan die de vergadering voorzit. Hij of zij bepaalt wie er praat (en en wie even niet) en kan inbreken als mensen afdwalen van het echte onderwerp. Tip: kies iemand die de deelnemers vertrouwen en respecteren.

3. Zet je telefoon uit
Niets zo storend als een telefoon die om aandacht vraagt. Of het nu een beller, een apper of een alarm is: ringtones halen je uit je concentratie en kunnen een vergadering daardoor flink door de war schoppen. Helemaal als de eigenaar van de telefoon even snel terug appt of de ruimte zelfs tijdelijk verlaat om een oproep te beantwoorden. Laat je smartphone dus op je bureau en concentreer je op de mensen om je heen!

4. Hou de groep klein
Waarschijnlijk wil je in één meeting zoveel mogelijk mensen betrekken en bijpraten. Maar hoe meer mensen, hoe meer onrust. Nodig dus alleen de mensen uit die een relevante bijdrage kunnen leveren. Als je te veel koks in de keuken hebt staan, komt er van je soep namelijk weinig terecht. Minder is in dit geval zeker meer! Ben je bang dat je mensen passeert of onterecht niet hebt uitgenodigd? Stuur dan in ieder geval de notulen naar hen op. Zo zijn ze toch op de hoogte en kan jij rustig vergaderen.

5. Hou je aan de Zwitserse treinen methode
Laat je vergadering beginnen om 11.34 en laat ‘m bijvoorbeeld eindigen om 12.23. Door deze specifieke, ongebruikelijke tijdstippen aan te geven in de agenda, voorkom je dat de genodigden de bekende vijf minuten marge aanhouden, waardoor je te laat begint én uitloopt. Bovendien maak je de deelnemers nieuwsgierig: voor zo’n interessante, strak geplande vergadering willen ze wel op tijd komen!

6. Doe updates per e-mail
Dit is een hele belangrijke. Vaak worden vergaderingen gebruikt om collega’s bij te praten over lopende projecten en nieuwe ontwikkelingen. Maar waarom zou dat in real life moeten? Een update heb je zo op de mail gezet en naar het hele bedrijf gestuurd. Mochten er vragen over komen, kan je die altijd beantwoorden in de eerste tien minuten van de vergadering. Of vijf minuten. Of vier.

7. Hoe het kort
Deze tip spreekt voor zich.

Weglaten
Efficiënt vergaderen zit dus niet in zoveel mogelijk voor elkaar krijgen, maar vooral in dingen weglaten. Je telefoon bijvoorbeeld, een paar medewerkers en overbodige updates. Zo krijg je meer voor elkaar in een meeting, kan je skippen wat niet relevant voor je is en bespaar je veel tijd, geld en energie.

Hoeveel vergaderingen woon jij gemiddeld bij per week? En kan je bovenstaande tips gebruiken? Laat het weten in een reactie!