Als MICE-agent organiseer je regelmatig events in het buitenland. De keuze voor het verblijf is daarbij erg belangrijk. Je gasten moeten immers ook na het programma in de watten worden gelegd. Als je de websites mag geloven, zijn alle hotels even geschikt als event locatie. Toch zijn ze dat lang niet allemaal. Daarom raad ik je aan om tijdens het boeken van je hotel bepaalde zaken in je achterhoofd te houden. De tips in deze blog helpen je hierbij.

Ruimte voor evenementen

First things first. Ga na of het hotel dat je op het oog hebt, geschikt is voor jouw evenement. Wil je een informele brainstorm houden of ga je voor een massale conferentie? Kijk of het hotel in kwestie zich aan kan passen op jouw event. Veel hotels hebben bijvoorbeeld de mogelijkheid om bepaalde ruimtes groter of juist kleiner te maken. Denk hierbij ook aan de mogelijkheden buiten. Heeft het hotel bijvoorbeeld een privéstrand? Ideaal, dit is de perfecte locatie voor een informele afterparty. Bedenk van tevoren goed wat je precies wilt en hoe je event eruit moet gaan zien.

 

Voldoende kamers voor de gasten

Oké. Het hotel heeft voldoende capaciteiten voor jouw event. Maar heeft het hotel ook voldoende kamers voor jouw gasten? Denk hierbij vooral aan 1- of 2-persoonskamers. Veel hotels beschikken over een ruime hoeveelheid familiekamers, maar hebben minder kleinere kamers. Je kunt ook gebruik maken van zusterlocaties, zodat er altijd voldoende plek is voor jouw gasten. Een gouden tip bij het boeken van de kamers is en blijft: hoe eerder, hoe beter. Dan heb je de keuze uit bijvoorbeeld een hele verdieping voor jouw gasten alleen.

 

WiFi

Eerder schreef ik al hoe de smartphone jouw event tot een succes maakt. Hiervoor heb je op z’n minst een werkende WiFi-verbinding nodig. WiFi helpt je niet alleen om de interactie te vergroten door bijvoorbeeld interactieve apps, ook is het een vereiste voor jouw gasten. Veel van hen willen aan het einde van de dag nog even hun e-mail checken of hebben een business-call. Ook is WiFi handig om deelnemers alvast kennis te laten maken. Een handige tool hiervoor is bijvoorbeeld de Connact-app. Deze app is gekoppeld aan LinkedIn, waardoor precies duidelijk is wie er op het event aanwezig zijn. Door deze app komen bezoekers sneller en makkelijker met elkaar in contact.

 

Inspiratie uit de omgeving

Of je nu een brainstormsessie organiseert of een formelere meeting voorbereidt, inspiratie is altijd welkom. Hoe geef je bijvoorbeeld je PowerPoint vorm? Kijk eens om je heen. De omgeving van een hotel doet vaak wonderen voor je inspiratie. Heb je een hotel aan zee geboekt? Gebruik deze kleuren dan in je design: zandkleuren en het blauw van de oceaan. Niet alleen is de omgeving van jouw zakelijke event een inspiratiebron voor de vormgeving van je event. Ook tijdens het event is de omgeving de ideale plek om je gasten weer op te laden. Denk hierbij aan een tussentijdse strandwandeling. Of ga voor activiteiten die de teambuilding bevorderen zoals beachgames of puzzeltochten.

Ontspanning

Ontspanning tussen de bedrijven door is van belang, maar ook aan de kostbare vrije tijd moet gedacht worden. Let hier dus op bij de keuze van je hotel. Kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een heerlijke hammam, een uurtje in de jacuzzi of een duik in de zee of het zwembad? Je gasten zullen je dankbaar zijn. En niet alleen je gasten, ook jij hebt er iets aan. Een goede nachtrust en voldoende ontspanning zorgen ervoor dat je er de volgende dag weer fris en fruitig tegenaan kunt!

 

Waar let jij op bij het boeken van een hotel voor jouw zakelijke event? Laat het weten in een reactie!