Om op nieuwe ideeën te komen, maken agents vaak gebruik van brainstormsessies. Niet alleen om te sparren over aanstaande evenementen, maar ook om een projectgroep dichter bij elkaar te brengen. Geef mensen een whiteboard, een stapel tijdschriften en koffie, en de creatieve uitspattingen komen vanzelf. Op het moment dat jij verantwoordelijk bent voor een brainstormsessie, wil je er natuurlijk voor zorgen dat je het beste uit je deelnemers haalt. Hoe je dat doet, leg ik je uit in dit blog.

Zorg voor de juiste locatie

Stel je voor: je wilt een informele brainstorm houden, maar de tafels in je vergaderruimte kunnen niet verschoven worden. Een onhandige opstelling kan een brainstormsessie in de weg zitten, doordat mensen elkaar niet goed kunnen zien. Bespreek dergelijke praktische zaken dus voordat je een locatie boekt. Daarnaast is het altijd goed om te zorgen voor een inspirerende locatie, waar lekker eten, frisse lucht en genoeg werkruimte beschikbaar is. Als de randvoorwaarden oké zijn, vergroot je de kans op een succesvolle sessie.   

Weet wie je groep is

Locatie: check! Nu is het tijd om te kijken wie je deelnemers zijn. Zijn het mensen van hetzelfde bedrijf, of hebben ze elkaar nog nooit gezien? In hoeverre lijken de deelnemers op elkaar en in hoeverre moet jij als mediator optreden? Een groep met veel diversiteit kan zorgen voor geweldige en originele ideeën, maar kan ook zorgen voor minstens zo grote botsingen tussen de deelnemers. Zorg er daarom voor dat je weet wat de mensen met elkaar verbindt. Zijn er gemeenschappelijke interesses die je kunt benoemen, of hebben ze allemaal dezelfde reis gemaakt om op de locatie te komen? Als je dit duidelijk in kaart hebt gebracht is het voor jou, als organisator, ook gemakkelijker om conflicten binnen een brainstormsessie te voorkomen of op te lossen.  

Stel je deelnemers op hun gemak

Erg handig natuurlijk, dat jij weet wie je groep is, maar op het moment dat de deelnemers elkaar niet kennen, is het lastig voor hen om zich open te stellen. Mensen die op hun gemak zijn, geven sneller hun mening en denken vaker out of the box. Precies wat je nodig hebt! Door mensen op hun gemak te stellen, verhoog je hun zelfvertrouwen én de sfeer. Dit doe je bijvoorbeeld door iedereen iets over zichzelf te laten vertellen. Daarnaast kun je er voor kiezen om duidelijke regels te stellen wat betreft de brainstormsessie, bijvoorbeeld dat mensen elkaar altijd uit moeten laten praten.

Zorg voor de juiste motivatie en kennis

Motivatie en kennis zijn dé ingrediënten om jouw brainstormsessie naar een hoger niveau te tillen. Deelnemers kunnen wel over veel kennis beschikken, maar als ze niet gemotiveerd zijn, delen ze weinig met de groep. Door vooraf aan de deelnemers duidelijk te maken wat er van ze verwacht wordt en wat het uiteindelijke doel is van de sessie, breng je niet alleen structuur aan maar verhoog je ook de motivatie. Ook het vooraf aanleveren van belangrijke documenten zorgt ervoor dat iedereen beschikt over een gelijke basiskennis. Hierdoor voorkom je misverstanden over bijvoorbeeld technische begrippen. Laat ook weten wat er met de ideeën gaat gebeuren. Als de deelnemers weten dat hun inbreng ook daadwerkelijk wordt gebruikt, kan je meer inzet verwachten.

Wissel actief en interactief af

Door vooraf kennis aan te leveren, hebben de meeste deelnemers waarschijnlijk al een paar ideeën in hun hoofd. Vraag hen deze direct op te schrijven. Op het moment dat mensen zelf al iets hebben opgeschreven, delen ze het vaak gemakkelijker in een groep. Daarnaast is het zinvol om tussen de interactieve brainstormsessies korte individuele denkmomenten in te lassen. Hierdoor kunnen de deelnemers de opgedane ideeën laten bezinken en er zelf nieuwe ideeën uit vormen. Dit zorgt voor meer, en kwalitatief betere, voorstellen.

Zorg voor een goede selectie achteraf

Natuurlijk onmisbaar: de selectie achteraf. Na een productieve brainstormsessie is het belangrijk om alle input samen te brengen en de beste ideeën eruit te halen. Jij hebt er natuurlijk voor gezorgd dat alles perfect was: locatie, kennis en de verschillende werkvormen. Nu is het ook aan jou om de brainstorm perfect af te ronden door verder te gaan met de geleverde input. Vergeet ook niet om je deelnemers hiervan op de hoogte te stellen. Dat maakt dat ze ook de volgende keer weer bij je aanschuiven.

Heb je alle bovenstaande punten voor elkaar? Dan rest me niks anders dan je veel plezier en succes te wensen met je volgende brainstormsessie!