Als MICE-agent ben je continu op zoek naar vernieuwing. Nieuwe locaties, activiteiten, techniek of deelnemers voor jouw events. Er is altijd iets te verbeteren bij het organiseren van een evenement. Een nieuw jaar is de perfecte gelegenheid om te bekijken wat je komend jaar wilt verbeteren. De afgelopen jaren stonden in het teken van interactie. En dit blijft ook in 2017 belangrijk. Hoe kun je hier op inspelen als je een evenement organiseert? Dat vertel ik je in dit blog.

Messenger apps

Messenger apps zijn nog steeds erg populair. Waarschijnlijk gebruik je zelf ook  verschillende apps zoals Whatsapp of Facebookmessenger. Dan weet je precies hoe handig deze zijn. Niet alleen in de communicatie met bijvoorbeeld je familie, maar ook voor  jouw event. Met behulp van messenger apps houd je eventbezoekers op de hoogte van alle praktische zaken rondom je event. Stuur ze bijvoorbeeld een reminder over de begintijd van een presentatie. Door een poll via messenger te verspreiden vergroot je de interactie met bezoekers. Zonder veel uitleg en moeite creëer je dus gemakkelijk extra betrokkenheid.

Zorg voor privacy

Wanneer je kiest voor extra interactie via digitale communicatie, moet je ook rekening houden met privacy. Privacy speelt een steeds belangrijkere rol in onze samenleving. Dit zag je bijvoorbeeld door de end-to-end-encryptie die aan Whatsapp werd toegevoegd. Data wordt steeds vaker gebruikt voor andere doeleinden dan bijvoorbeeld alleen jouw evenement. Garandeer jouw deelnemers dat hun privacy gewaarborgd wordt en laat hiermee zien dat je dus ook echt om hun privacy geeft. Maak van jouw event een bijeenkomst die ertoe doet. Zorg voor normen en waarden waar jij achter staat en neem jouw bezoekers hierin mee. Hiermee krijg je automatisch een enthousiaster publiek.

VR-brillen

Als je jouw bezoekers nog enthousiaster wilt maken, moet je niet alleen wat betreft privacy meegaan met de tijd, maar ook met andere technologie. Eerder vertelde ik je al hoe de smartphone een belangrijke rol speelt op jouw event. Maar er is meer mogelijk. Sinds 2016 zijn VR-brillen, oftewel virtual reality-brillen, een echte trend. Wat kun je hier nou mee? Natuurlijk zijn VR-brillen een handige uitkomst als je niet wilt reizen en op afstand wilt vergaderen. Maar ze dragen ook prima bij aan jouw event in het buitenland. Wat denk je van een gastspreker via een VR-bril? Dit geeft een wel hele bijzondere ervaring. Of neem jouw deelnemers mee in een case, dat zorgt ervoor dat ze zich levendig voor kunnen stellen hoe de situatie is. Enthousiasme gegarandeerd!

Kies voor afwisselende werkvormen

Technologie zorgt absoluut voor afwisseling op jouw event. Maar er zijn ook nog genoeg andere opties te verzinnen om voor variatie te zorgen. Kies bijvoorbeeld voor verschillende werkvormen. Als je de juiste eventlocatie hebt, verander je gemakkelijk een grote zaal in meerdere kleine zalen. Of ga naar buiten. Wist je dat je brein een stuk actiever is (en dus met betere ideeën komt), als je twintig minuten hebt gelopen? Laat deelnemers al wandelend tot inspiratie komen, kies voor een brainstormsessie of laat de creativiteit los door middel van mindmapping. Er zijn keuzes genoeg! Niet alleen zorg je voor meer (en betere) ideeën, ook zorg je voor welkome afwisseling op de soms toch wel lange dagen. Hierdoor blijven jouw event bezoekers fitter, actiever en geïnteresseerder. Wat wil je nog meer?

Bouw je event samen

In het digitale tijdperk is het oorspronkelijke idee van zenden en ontvangen in de communicatie  veranderd. Het nieuwe idee bestaat uit co-creatie: jij bouwt het event samen met jouw bezoekers. Dit betekent dus dat zij niet de hele dag op hun stoel aan het luisteren zijn en door middel daarvan kennis vergaren. Tegenwoordig willen bezoekers actief meedenken en –doen. De bovenstaande opties lieten al zien hoe je gemakkelijk interactie creëert op jouw event. Het is aan jou om die interactie te stimuleren. Geef van tevoren aan dat de mening van deelnemers gewaardeerd wordt. Laat ze vragen stellen over presentaties en vraag wat zij graag willen leren of weten. Stem jouw event af op jouw bezoekers. Dit kun je zelfs vooraf al doen, door een vragenlijst te versturen over hun verwachtingen. Zorg ervoor dat je deze niet te lang maakt, houd het beknopt en kijk waar hun wensen liggen. Dan staat niks je meer in de weg om van jouw event een succesvolle afwisseling in hun dagelijkse bezigheden te maken!

Hoe zorg jij ervoor dat jouw event levendig genoeg is? En hoe kan de locatie hier aan bijdragen? Laat het me weten in een reactie!