Ben jij een MICE-agent? Dan heb je een toffe baan. Je organiseert meetings, events en business trips voor interessante mensen, en geen dag is voor jou hetzelfde. Maar je werk heeft ook een keerzijde. Zo zijn die afwisselende dagen waarschijnlijk lang, en draag je veel verantwoordelijkheid. Daarnaast heb je een veeleisende clientèle, met de meest uiteenlopende wensen. Hoe hou je je hoofd koel? Het geheim zit ‘m in een goed draaiboek. Heb je die op orde, komt de rest vanzelf. Daarom beschrijf ik in deze blog een stappenplan om tot een waterdicht, strak en overzichtelijk draaiboek te komen.

Wat is een draaiboek?
Een draaiboek is het document waarin alle informatie over en rondom een event of meeting staat opgenomen. Denk aan het programma, de begroting, afspraken met derde partijen en contactgegevens. Je kan een draaiboek zo ingewikkeld maken als je zelf wilt. Sommige bestaan uit een simpel A4tje met de dagplanning en het telefoonnummer van de cateraar, terwijl andere een heel boekwerk beslaan. Een langgerekt draaiboek staat echter niet garant voor een succesvolle organisatie. Belangrijker dan de omvang, is de inhoud. Heb je aan drie kantjes genoeg om het geplande event op rolletjes te laten verlopen? Dan heb je je werk goed gedaan.

Wat staat er in een draaiboek?
Ieder event is anders. Daarom zal ook elk draaiboek weer op een andere manier in elkaar zitten. Toch kunnen we veel leren van vergelijkbare cases. Die leren ons dat veel draaiboeken dezelfde componenten bevatten. Hieronder vind je een lijst van de meest voorkomende onderdelen. Deze kan je letterlijk overnemen, maar je kan er ook voor kiezen om een selectie op te nemen in jouw eigen draaiboek.

  • Korte omschrijving van event en bezoekers
  • Locatie en datum
  • Doelstelling event
  • Organisatie (namen + telefoonnummers)
  • Dagprogramma
  • Namen van derde partijen, zoals techniek, catering, bloemist, ingehuurde acts
  • Benodigde spullen + verantwoordelijken voor deze spullen
  • Acties + verantwoordelijken, onderverdeeld in drie stadia
    • Voorafgaand aan het event
    • Tijdens het event
    • Na afloop van het event
  • Routebeschrijving en plattegrond van locatie
  • Kostenberekening- en afspraken

Hoe communiceer ik het draaiboek?
Als je alle bovenstaande punten – of een selectie daarvan – op papier hebt staan, ben je nog niet klaar. Immers, je mede-organisatoren, collega’s, baliemedewerkers, keukenpersoneel, etc. moeten worden geïnstrueerd. Plan daarom vóór het event plaatsvindt een vergadering in. Hierin breng je zoveel mogelijk betrokkenen bij elkaar, en neem je samen het draaiboek door. Zo’n vergadering heeft meerdere voordelen. Ten eerste komen knelpunten en problemen snel boven water, omdat je met de verantwoordelijken aan tafel zit. Ten tweede geef je mensen de ruimte om vragen te stellen, en weet je zeker dat alles voor iedereen duidelijk is. Ten derde creëer je draagvlak voor je draaiboek, omdat deze niet als voldongen feit op bureaus wordt gedropt. Het keyword is dus vergaderen! Wil je het echt goed aanpakken, plan dan ook een vergadering in voordat je je draaiboek gaat schrijven. Zo kan je samen met alle betrokken partijen sparren over de beste oplossingen, schema’s en programma’s.

MICE-agents united
Dreig je te verdrinken in een zee van informatie, contactgegevens, begrotingen en menukaarten? Gebruik de tips uit deze blog dan om alle zaken op een rijtje te krijgen. Zoek ook eens naar voorbeelden van draaiboeken die door anderen zijn gemaakt. Ze gaan dan wel niet over jouw event; je zult er ongetwijfeld handige tips uit halen. Want over de hele wereld werken MICE-agents immers aan hetzelfde doel: de meest geweldige, memorabele en soepel verlopende events organiseren!

In welk event zet jij binnenkort je tanden? En waar? Laat het weten in een reactie!