Als MICE-agent sta je vaak voor de uitdaging een nieuw evenement te organiseren. Als gestructureerd persoon draai jij hier je hand niet voor om. Toch is de verantwoordelijkheid over een bruiloft net andere koek, alleen al omdat dit de ‘mooiste dag van hun leven’ gaat zijn. Als het bruidspaar er dan ook nog voor kiest om in Spanje te trouwen, komen daar nog wat aandachtspunten bij. Daarom vertel ik in dit blog waarop je extra goed moet letten bij een bruiloft in Spanje.

#1. Draaiboek

Net als bij ieder ander evenement is het ook bij een bruiloft zaak dat je een gestructureerd en volledig draaiboek hebt. Houd deze altijd in je achterhoofd, maar weet ook dat er altijd dingen mis kunnen gaan. Het is natuurlijk heerlijk om in Spanje te trouwen, maar de temperatuur ligt er een paar graden hoger dan in Nederland. Doe het daarom net wat rustiger aan dan je gewend bent, en iedereen kan optimaal genieten van je verdiensten.

#2. Wet en regelgeving

Trouwen in Spanje doe je niet iedere week. Je bruidspaar in ieder geval niet. Daarom kan het best zijn dat ze niet helemaal op de hoogte zijn van de Spaanse wet- en regelgeving. Moeten ze bijvoorbeeld eerst in Nederland in ondertrouw? Zorg ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan. Check daarom ruim op tijd wat er moet gebeuren om te mogen trouwen in Spanje.  

#3. Locatie

Locatie is alles. Op een bijzondere dag als een trouwdag heeft het bruidspaar misschien alleen nog maar oog voor elkaar, maar zij zijn niet de enige die je tevreden wilt houden. Zorg er dus voor dat de gasten het ook naar hun zin hebben. Dit kan door simpele dingen vooraf te controleren. Denk aan een goedwerkende airco, een kloppende tafelindeling en voldoende hotelkamers. Daarnaast is het handig om te kijken waar de bruid zich kan opfrissen. Met een bruidsjurk die veel plek inneemt is het natuurlijk lastig om je in een hokje van een bij een meter te moeten wurmen.  

#4. Juiste plek en tijd

De vorige tips gingen voornamelijk over vooruitdenken en plannen. Maar ook op de dag zelf moet je ervoor zorgen dat je goed in kaart hebt wat wanneer gaat gebeuren en waar dit gebeurt. Bij een bruiloft mogen twee essentiële dingen natuurlijk niet ontbreken: de ringen! Wie bewaart deze? Wanneer moeten ze gegeven worden? Daarnaast zijn er ook andere dingen, zoals het bruidsboeket, die een plekje moeten krijgen. Bespreek dit met het bruidspaar zodat de juiste spullen op de juiste momenten op de juiste plek liggen.  

#5. Cadeautafel

Het is zover: het ja-woord is eruit en iedereen is gelukkig. Natuurlijk hebben de gasten ook cadeaus meegebracht voor het bruidspaar. Maar waar laat je deze? Het is handig om overzicht te creëren, bijvoorbeeld door van tevoren een cadeautafel in te richten. Zorg er hierbij wel voor dat iemand een oogje houdt op de pas ontvangen cadeaus. Dit is iets wat je kunt overleggen met het personeel op je locatie. Als zij ervaring hebben met bruiloften, weten ze precies wat er verwacht wordt en kunnen ze jou ondersteunen bij de organisatie.

Hasta luego!

Als doorgewinterde planner kom jij die bruiloft wel door. Toch wil je juist op zo’n bijzondere dag net dat beetje extra geven. Het belangrijkste hierin is en blijft de communicatie. Communicatie met het personeel op locatie, het bruidspaar en de gasten. Niet weten wat er van je verwacht wordt op een bruiloft is een enorme letdown. Als iedereen weet wat zijn of haar rol is, voorkom je veel irritaties. Op deze manier wordt jouw Spaanse bruiloft echt de mooiste dag uit het leven van het bruidspaar. En zeggen ze tegen jou én de locatie niet ‘tot nooit’ maar ‘hasta luego’!

Is een bruiloft in Spanje organiseren iets voor jou? Laat het weten in een reactie!