MICE events: je draait je hand er niet meer voor om. Met jouw jarenlange ervaring is het niet moeilijk om een nieuw evenement in het buitenland te organiseren. Maar ambitieus als je bent, weet je dat er altijd ruimte is voor verbetering. Waar zit die verbetering dan in? Wij geloven in de details. Welke? We geven je graag enkele voorbeelden in dit blog.

Denk aan de aankleding

Bij de aankleding van je event denk je misschien aan duizend roze ballonnen en feestelijke slingers. Dat klopt ook. Althans, deels. Het is namelijk veel meer dan dat. Het bijzondere van aankleding is dat als het goed gestyled is, je het amper opmerkt. Kies je ervoor om geen tijd te besteden aan hoe je locatie eruitziet, dan merken je eventbezoekers dat ook. Een ruimte waaraan geen aandacht is geschonken, komt vaak kil over. Om de locatie meer sfeer te geven, kun je een stylist inschakelen. Deze is gespecialiseerd in aankleding en zorgt ervoor dat je eventlocatie precies de juiste touch krijgt, zonder dat het overdadig is. Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om zelf aan de slag te gaan. Denk aan lege flesjes (bijvoorbeeld van frisdrank) die als vaasjes kunnen dienen. Je zet er bloemen van het seizoen in en creëert hiermee een gezellige sfeer. Denk ook aan de verlichting: kaarsjes of wat kleinere lampjes kunnen wonderen doen!

Faciliteer – ook niet-business activiteiten

Faciliteren is een van je hoofdactiviteiten als MICE agent. Pennen, kladblokken, een geweldige locatie: jij zorgt ervoor. Onze tip hierbij is om na te denken over alles wat je faciliteert en je af te vragen: wat kan ik nog meer doen? Denk aan het doorsturen van een routebeschrijving, het regelen van een taxi, je deelnemers tippen over goedkope vliegtickets en zorgen voor voldoende vrije tijd. Die vrije tijd kun jij namelijk ook faciliteren. Geef tips voor wat er in de omgeving te doen is. Van kitesurfen tot mountainbiken: jij zorgt ervoor dat je deelnemers een geweldige tijd hebben. En vergeet vooral niet om zelf ook te genieten!

Geef het goede voorbeeld

Als MICE agent gaan jouw deelnemers ervanuit dat ze bij jou terecht kunnen met al hun vragen. Dat ben je waarschijnlijk ook wel gewend. Maar bij je MICE events ben je meer dan een vraagbaak. Je hebt namelijk ook een voorbeeldfunctie. Wanneer jij onderuit gezakt zit tijdens een presentatie, dan geef je (onbewust) een negatief signaal af aan je deelnemers. Zij zullen dan ook sneller hun actieve houding, interesse en aandacht verliezen en dat wil je natuurlijk niet! Naast lichaamshouding, ben je ook een voorbeeld wanneer het gaat om communicatie. Wees open, stel vragen en zoek nieuwe mensen op. Dat moedigt je deelnemers alleen maar aan om hetzelfde te doen op jouw MICE event!

Kies de juiste leveranciers

Wanneer je denkt dat een broodje bij iedere leverancier ongeveer hetzelfde is, maak je een denkfout. Eerder schreven we al over het belang van goed eten tijdens een MICE event, maar dit geldt eigenlijk voor alle zaken waarvoor je leveranciers inzet. Van de catering tot de locatie: jouw leveranciers maken het verschil. Denk aan de extra services die ze verlenen en in hoeverre ze meedenken met jou en de doelstellingen voor je evenement. Ontzettend belangrijk dus! Wanneer je in het buitenland events organiseert, is het lastig om de perfecte leveranciers te vinden. Kies daarom voor een betrouwbare uitvalsbasis en vraag hen om hulp. Een goed hotel met evenementenruimte is hier een voorbeeld van. Denk eens aan de Spaanse Costa Blanca, waar hotels zitten die jarenlange ervaring hebben met MICE events. Succes gegarandeerd!

 

Welke details zijn volgens jou het belangrijkste? Deel het in een reactie!