Je kunt je evenement zo interessant maken als je zelf wilt. Denk aan live acts, spectaculaire catering en memorabele afterparty’s. Toch bestaat het grootste deel van je programma waarschijnlijk uit sprekers met slideshares. Deze verhalen vormen de kern van je event en zijn de reden dat je gasten zich hebben aangemeld. Als organisator ben jij verantwoordelijk voor de kwaliteit van je sprekers. Daarom is het aan te raden om van tevoren al aan de slag te gaan met iedereen die een microfoon in zijn handen krijgt. Zo kan je nog wat bijschaven als het moet en ben je verzekerd van een succesvol event.

Loop samen door de presentatie
Zelfs de beste sprekers hebben last van uitstelgedrag. Het zal dan ook niet de eerste keer zijn dat een presentatie in de avond (of nacht) van tevoren in elkaar is gezet. In de regel levert dit niet de beste verhalen op. Zorg er daarom voor dat je de presentatie ruim van tevoren hebt doorgelezen. Welke punten gaat de spreker behandelen? Op welke manier gaat hij dat doen? Komt hij uit met de tijd of moet er worden gekort op het aantal woorden? Door de presentatie van tevoren door te lezen, komt niemand voor verrassingen te staan. Bovendien is dit het goede moment om verbeterpunten door te voeren.

Stel je publiek voor
Als het goed is, heb je sprekers uitgenodigd die weten waar ze over praten. Toch is het publiek waarvoor ze presenteren waarschijnlijk onbekend voor ze. Bespreek dan ook samen wat de spreker kan verwachten en waar hij op moet letten. Vertel hem over je doelgroep: wie zijn ze, waar komen ze vandaan? Hoeveel weten ze al over het onderwerp? Moeten ze worden opgewarmd of juist worden afgeremd? Door je publiek voor te stellen aan je spreker, kan hij zijn presentatie beter aanpassen en finetunen. Dat voorkomt pijnlijke stiltes en overbodige informatie en geeft je spreker de kans om het vertrouwen te winnen van de mensen in de zaal.

Deel simpele tips
Niet alle sprekers zijn overtuigd van hun verhaal. Sommige zijn door jou uitgenodigd, maar twijfelen misschien wel aan hun geloofwaardigheid of autoriteit. Zie het daarom als jouw taak om je sprekers te helpen zich zeker te voelen op het podium. Deel simpele tips, zoals ‘Het publiek houdt van voorbeelden en minder van slides vol met tekst’ en deel je eigen ervaringen. Hoor je vaak terug dat de bezoekers de presentaties te basic vonden? Waarschuw je sprekers dan en vertel hen dat zij best wat dieper mogen gaan met hun verhaal. Met deze praktische tips kunnen je sprekers vol vertrouwen aan de slag en verbeter je de kwaliteit van hun presentaties.

Zorg voor een follow up
Als organisator van grote events weet jij ongetwijfeld dat je niet klaar bent zodra de wijnflessen opengaan. Een goede follow up is essentieel als je wilt dat je evenement blijft hangen bij je gasten. Dit geldt natuurlijk ook voor je sprekers en hun presentaties. Help hen daarom door slides, foto’s en achtergrondinformatie te delen via e-mail en social media. Maak een mooie samenvatting van de dag of dagen en laat ook je sprekers leuke blogs en andere bijdragen aanleveren. Hiermee treed je naar buiten als één team dat samen een spectaculair event heeft neergezet. Je sprekers blijven beter hangen, wat ook weer bijdraagt aan jouw goede naam. 

Neem de tijd
Organiseer jij binnenkort een event? Dan ga je het druk hebben. Neem toch de tijd om met je sprekers om de tafel te gaan en help hen het beste uit hun presentaties te halen. Zo gaan ze zelfverzekerd het podium op, praten ze de zaal plat en kan jij weer een nieuw succes op je naam schrijven.

Succes!