Als MICE-agent ben je veel op reis. Het liefst reis je daarom zo zorgeloos mogelijk. Met jouw kleine koffer omzeil je lange rijen bij de kofferafgifte en inchecken doe je natuurlijk online. Je bent een ervaren reiziger en vergeet zelden iets. Jouw event-deelnemers zijn waarschijnlijk iets minder bekend in het reiswereldje en vergeten daardoor weleens iets mee te nemen. Wil jij direct een goede indruk maken op jouw deelnemers? Zorg er dan voor dat je net dat beetje extra inpakt. Tover het tevoorschijn op het juiste moment en they will love you.

#1. Een goed ontvangst

Zelfs een korte vlucht van een uur of drie is al vermoeiend. Vaak zijn MICE-events zo krap ingepland, dat jouw deelnemers vanuit het vliegtuig direct doorgaan naar dag één. Niks bijkomen dus. Zorg ervoor dat ze in ieder geval eventjes tot rust kunnen komen. Gebruik je inlevingsvermogen. Als jouw event in Spanje is en jouw deelnemers net uit het koude Nederland komen, is het wel zo fijn om een flesje water bij binnenkomst te krijgen. En start je event iets later dan gepland, waardoor ze nog even de tijd krijgen om zich op te frissen.

#2. Pennen maar

Ready? Jouw deelnemers zijn opgefrist en kunnen inmiddels vol energie beginnen aan het event. Maar wacht… hebben ze wel spullen bij zich om aantekeningen te maken? Natuurlijk kies je voor interactieve methodes en verschillende apps om jouw event tot een succes te maken. Soms is het echter handig om ook wat aantekeningen te maken. Niet alleen onthouden jouw deelnemers zo beter wat ze gehoord hebben, ook draagt het bij aan te concentratie. Alleen maar naar sprekers luisteren kan tenslotte vermoeiend zijn. Als tweede tip wil ik je daarom meegeven om voldoende pennen en notitieblokjes mee te nemen. Het liefst natuurlijk mooi bedrukt met logo’s van jouw organisatie, zodat ze jou nooit meer vergeten. Deel deze schrijfwaren direct bij binnenkomst uit, je stimuleert hiermee het maken van aantekeningen en wekt een interactieve houding.

#3. Even opladen

Ken je dat moment? Je hebt net een lange dag erop zitten. Het begon allemaal ’s morgens vroeg, de reis van thuis naar het vliegveld. Snel nog even een coffee to go, wat mailtjes checken en hop, het vliegtuig in. Eenmaal aangekomen op bestemming pleeg je nog snel wat telefoontjes, waaronder naar het thuisfront, en ga je door naar het hotel. Daar werk je wat binnengekomen e-mails bij en start je met het event. Ook hier is de smartphone niet weg te denken. Het is niet gek dat, wanneer je aan het eind van de dag je telefoon weer uit je broekzak trekt, deze helemaal leeg is. En precies dan kom je erachter dat je oplader nog in je stopcontact zit. In Nederland. Herkenbare situatie? Gelukkig is een oplader zo geleend. Nóg fijner is het, wanneer jij als MICE-agent wat extra opladers bij je hebt. Tegenwoordig bestaan er zelfs varianten die je overal op kunt aansluiten: van de oudste iPhone tot een mini-usb, met deze kabels laad je ze allemaal op.

#4. Goede nazorg

Je bent al goed op weg. Een goede ontvangst, aantekeningen tijdens het event en jouw deelnemers zitten nooit meer met lege apparatuur. Toch ontbreekt er nog een vierde stap, die ervoor zorgt dat die goede indruk ook blijvend is. Goede nazorg. Dit kan op allerlei manieren. Geef je deelnemers brochures om de omgeving te ontdekken, zodat ze ook na het event er ’s avonds nog op uit kunnen. Zorg ervoor dat ze voor vertrek hun koffers kunnen wegen, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan op het vliegveld. En laat ze – anoniem – feedbackformulieren invullen. Niet alleen voelen zij zich gehoord, ook jij kunt hieruit je slaatje slaan: zo wordt jouw volgende event nog beter!

Wat doe jij om een goede indruk achter te laten op jouw deelnemers? Pas je deze tips al toe? Laat het weten in een reactie!