MICE-agents die uitwijken naar een ander land hebben het begrepen. Een buitenlandse locatie maakt evenementen aantrekkelijker en creëert een beleving met net dat beetje extra. Wat dacht je van de vergezichten in Scandinavië, de skyscrapers van New York en de zonsondergangen in Spanje? Ze zijn de kers op de taart van iedere conferentie, vergadering of bijeenkomst. Wat veel mensen echter vergeten, is dat culturele verschillen nog weleens roet in het eten gooien. Je hebt als organisator immers met de lokale bevolking én cultuur te maken…

Lappendeken


Het is geen geheim dat Europa een lappendeken is van verschillende culturen. En bij cultuur horen tradities, rituelen, feesten en gebruiken. Dat is voor veel Europeanen een groot voordeel. Mensen zijn van nature immers nieuwsgierig en dompelen zich graag onder in een compleet nieuwe omgeving. Het verbreedt hun horizon, laat ze kennismaken met andere levensstijlen én keukens. Maar culturele verschillen zorgen ook voor problemen. Bijvoorbeeld als je zaken doet met mensen uit een land dat compleet anders is dan het jouwe. Een beetje voorkennis kan dan helpen. Gebruik deze tips in je voordeel!

#1. Lees je in


Inzicht in een andere cultuur kan al een hoop problemen oplossen. Lees je daarom van tevoren goed in als je een evenement plant in een ander land. Zijn de mensen er direct of wordt slechts nieuws juist goed verpakt? Zijn organisaties er hiërarchisch opgebouwd of gaat gelijkheid boven alles? Deze factoren kunnen invloed hebben op de organisatie van je evenement. Zo hebben Aziaten de neiging om altijd ‘ja’ te zeggen (dus ook als het echt nee is) en zijn Zuid-Europese landen vaak niet blij met onze Hollandse, directe manier van communiceren. Maar de verschillen zitten ook in de meer praktische zaken. Kijk daarom ook goed naar het dagritme van het land in kwestie. Werken zij vooral ’s ochtends (bijvoorbeeld door de hitte), houden ze lange middagpauzes en wanneer zijn de winkels open? En ook niet onbelangrijk: wanneer zijn de belangrijke nationale feestdagen? Een evenement plannen op 14 juli in Frankrijk is bijvoorbeeld nooit een goed idee.

#2. Begin op tijd
Bij evenementen in je thuisland zorgen last minute wijzigingen meestal niet voor al te grote problemen. Zijn de bloemen niet bezorgd? Dan rijdt er iemand uit het team even langs de lokale bloemist. Komen er meer mensen dan verwacht? Na één telefoontje met de cateraar zijn er vijf extra lunches besteld. Op een locatie in het buitenland zijn last minute wijzigingen wat gevaarlijker. Je weet er waarschijnlijk de weg niet en ook de taal kan je parten spelen. Want waar bestel je die extra bloemen en hoe leg je uit welke je precies moet hebben? De enige oplossing hier is een goede voorbereiding. Zorg dat je alle adresgegevens hebt van de lokale bedrijven met wie je samenwerkt en neem deze samen met het dagprogramma op in een draaiboek. Bedenk een plan B voor elk plan A en zorg dat er altijd een contactpersoon van de locatie (zalencentrum, congresgebouw, hotel) aanwezig is tijdens je evenement. Deze contactpersoon spreekt de taal, weet de weg in de omgeving en kan je bijstaan als er dingen anders lopen dan je had gepland.

#3. Pas je aan
Als MICE-agent ben je waarschijnlijk gewend je rug recht te houden. Jij bent immers de spin in het web en je moet de touwtjes goed in handen hebben. Toch wil ik je aanraden om je flexibel op te stellen in het contact met je buitenlandse contactpersonen. Zij zorgen er immers voor dat jij een evenement kunt organiseren op een prachtige locatie en dragen bij aan het succes van je inspanningen. Een goede relatie met je buitenlandse partners is daarvoor essentieel. Ga dus respectvol om met je contactpersonen, voorkom overlast door je bezoekers en wees beleefd in je communicatie. Een dergelijke houding is prima te combineren met een strakke planning en een groot eisenpakket. De transactie mag dan puur zakelijk zijn; wie zich aanpast aan de ander krijgt nou eenmaal meer gedaan.

Mijn advies: Spanje


Bovenstaande tips gaan je ongetwijfeld helpen tijdens de voorbereidingen van een evenement in het buitenland. Toch is je succes ook deels afhankelijk van het land dat je kiest. Denk daarom van tevoren goed na voordat je de locatie vastlegt. Mijn advies? Plan je evenement in Spanje. Dat land verschilt in vele opzichten van Nederland, maar is tegelijkertijd erg gastvrij voor buitenlanders. Hun gepassioneerde levenswijze maakt de mensen prettig om bij in de buurt te zijn en hun feesten, tradities en Spaanse keuken zijn allemaal pluspunten die je bezoekers zullen waarderen. Dat maakt Spanje ook zo geschikt voor zakelijke evenementen. De vaak saaie vergaderingen worden opeens een ervaring door het decor van zee, strand en zonsondergang. Tel daar alle mogelijkheden op het gebied van overnachtingen, congrescentra en sightseeing bij op en je hebt je ideale, buitenlandse locatie voor je volgende evenement.

Wat zijn jouw ervaringen met buitenlandse evenementen? Laat het weten in een reactie!