We leven in een overvolle wereld. We werken fulltime en onze smartphones blijven maar trillen. Als je ergens niet in person bij bent, wordt er zeker van je verwacht dat je wel via een videomeeting je interesse toont. De week heeft echter nog steeds maar zeven dagen. En in al die dagen zit ook nog steeds maar 24 uur. We worden drukker en onze agenda’s voller, maar we krijgen niet meer tijd. Op een conferentie in het buitenland kun jij als MICE-agent hier goed op inspelen. Met deze tips haal je het beste uit jouw deelnemers, juist door iets minder te doen. Hoe? Dat lees je hieronder.

Kijk naar zweden

Als Nederlanders kunnen we behoorlijk zeuren op ons land. Het weer, de politiek, de hond van de buurvrouw – er is altijd wat. Gelukkig beseffen we ons ook dat we het eigenlijk wel goed hebben. Toch zijn er altijd punten in andere landen waar we iets van kunnen leren. Zweden bijvoorbeeld. Hier lassen werknemers twee keer per dag een fika in: een momentje rust. Ze lopen niet gewoon op en neer naar de koffieautomaat, maar verplaatsen zich daadwerkelijk naar een andere omgeving. Het koffietentje op de hoek bijvoorbeeld. En het werk wordt echt even achter gelaten. Dit kun jij natuurlijk ook toepassen op jouw evenement of conferentie. Vooral als je op een prachtige locatie zit. Even de omgeving verkennen en cultuur snuiven met typische buitenlandse lekkernijen.

Kijk naar Spanje

Maar Zweden is niet het enige land waar mensen productiever zijn door juist wat rustiger aan te doen. We kennen natuurlijk allemaal de Spaanse Siësta. Traditiegetrouw vertrekken de Spanjaarden naar huis om de zon te vermijden als zij op haar hoogste punt staat. Het is niet alleen hartstikke slim om dan eventjes niet in de zon te zijn, maar het is ook een goed rustpunt op de dag. Waar de Zweden kiezen voor wat kortere pauzes, gaan de Spanjaarden direct voor een paar uur. Op jouw conferentie is dit ook zeker een goede optie. Op het moment dat jullie allemaal eventjes powernappen, ben je in staat om te verwerken wat je die ochtend hebt geleerd. Waardoor je dus weer fris kunt denken, net als in de ochtend. De geleverde input is daardoor vaak veel bruikbaarder dan wanneer je aan een stuk doorgaat.

Kijk naar buiten

Op conferentiedagen ben je meestal binnen. Je zit op de meest geweldige locaties, maar hebt pas ’s avonds de kans om deze te verkennen. En dan ben je vaak al uitgeblust van de hele dag die je hebt gehad. Een goede tip is het dus om niet alleen naar buiten te kijken, maar ook te gaan! Door te wandelen tussen verschillende sprekers door, zet je beide hersenhelften aan de gang. Plus: je pakt ook direct die omgeving mee.

Stop met multitasken

Het is bewezen: we zijn productiever als we niet multitasken. Probeer het zelf maar eens door dit testje uit te voeren. Door een draaiboek te maken en duidelijke regels op te stellen voor jouw deelnemers, verhoog je de productiviteit eenvoudig. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde regels rondom het smartphone gebruik. Door korte, interactieve lezingen te plannen, ben je in staat jouw deelnemers erbij te houden.

Ontspan

Wil je jouw deelnemers echt verrassen op hun buitenlandse conferentie? Ontspan! Ze verwachten waarschijnlijk volgeplande dagen in overvolle ruimtes, maar door jouw event anders in te vullen, sta je al 1-0 voor. En dat is wat je wilt. Jouw ontspannen houding breng je gemakkelijk over op jouw deelnemers.

Ga jij deze tips gebruiken tijdens jouw volgende conferentie? Of zoek je nog naar de perfecte locatie om deze in de praktijk te brengen? Laat het me weten in een reactie!