Als MICE agent komt er een hoop op je af. Je reist niet alleen zelf de wereld over om events te bezoeken, maar organiseert deze zelf ook regelmatig. Natuurlijk heb je al ontzettend veel gedaan en gezien, toch zijn er altijd verbeterpunten. Event planning anno 2017 kan efficiënter en succesvoller. Mede dankzij verschillende online tools. Hierdoor raak je het overzicht minder snel kwijt en houd je al je gegevens bij in digitale programma’s: nooit meer zoeken tussen stapels papieren dus! Ik zocht vier tools voor je die je helpen bij het plannen van jouw volgende event.

Eventbrite

Je hebt een goed idee voor een event. Maar hoe bereik je jouw doelgroep? Je hebt vast en zeker verschillende kanalen om je netwerk te informeren, maar je wilt je netwerk ook vergroten.  Op Eventbrite meld je jouw event aan en doorloop je enkele stappen om je promotie te starten. Op de website wordt precies bijgehouden welke kanalen je hiervoor gebruikt en wie er geïnteresseerd is in je event. Ook de kaartverkoop en het samenstellen van bijvoorbeeld je gastenlijst doe je eenvoudig via de website of app.

 

Mailchimp

Als deelnemer aan een event is niks vervelender dan gebrekkige informatie. En dit kun je heel breed opvatten: van een missende ontvangstbevestiging tot het ontbreken van handige paktips. Jouw deelnemers willen zich betrokken en geïnformeerd voelen, dan komen ze veel enthousiaster naar jouw event toe. Dat is weer beter voor de actieve deelname tijdens je bijeenkomst! Het op de hoogte houden van je deelnemers doe je al via een simpele mailing. Mail ze direct na aanmelding, een paar weken voor het event en een paar dagen van tevoren met handige informatie en tips. Bij een  event in het buitenland geef je informatie over de weersvoorspelling en hotspots in de omgeving. Een handig programma om mailings te versturen naar (grote) groepen mensen  is Mailchimp. Geef je mails een leuke opmaak en automatiseer ze. In het programma zie je precies wie de mail heeft geopend en op welke links is geklikt.

Meetmaps

Bij event planning maak je vaak gebruik van je netwerk. Je zoekt via hen interessante sprekers, maar verkrijgt ook tips voor bijvoorbeeld locaties. Netwerken is dan ook iets wat veel gestimuleerd wordt tijdens events. Een app die dit gemakkelijker maakt, is Meetmaps. In deze app upload je alle deelnemers, en zij kunnen (ook voorafgaand aan het event) zo met elkaar in contact komen. Daarnaast biedt Meetmaps de mogelijkheid om gedetailleerde informatie over je event te delen. Wat moeten jouw deelnemers weten? Wie zijn sprekers en hoe ziet het programma er precies uit? Voor vragen kunnen ze natuurlijk nog bij jou terecht, maar de meeste antwoorden vinden ze zelf gemakkelijk terug in de app. Dit zorgt ervoor dat jij op de dag zelf wat ademruimte krijgt.

 

Foodstorm

‘De liefde van de man gaat door de maag’, wordt vaak gezegd. Maar niet alleen die van de man, ook jouw event deelnemers worden graag goed verzorgd. Voedende maaltijden en vullende snacks zijn daarom van groot belang. Dit kun je compleet laten verzorgen door bijvoorbeeld je eventlocatie. Je kunt er ook voor kiezen om een cateraar in te huren. Om dit in perfecte banen te leiden is de app Foodstorm in het leven geroepen. Ze helpen je de juiste cateraar voor jouw event te vinden, je voegt eenvoudig je gastenlijst toe en ziet alle details van je bestelling overzichtelijk in de app. Daarnaast geef je ook gemakkelijk eventuele wijzigingen door en zie je wat de kosten zijn van je bestelling. Appeltje, eitje dus!

Hoe zorg jij voor meer efficiëntie en succes?

Deze tools helpen je om event planning soepeler te laten verlopen. Maar misschien pak jij het wel helemaal anders aan. Laat je me weten hoe? Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om een goede partner te kiezen, zoals je eventlocatie. Zij helpen je met de catering, het managen van de gastenlijst en natuurlijk de voorzieningen voor je sprekers en deelnemers. Zo kun jij op locatie ook nog even genieten van de zon.