Een event organiseren kan behoorlijk stressvol zijn. Er kunnen last-minute ontzettend veel dingen veranderen en dat legt meer druk op jouw schouders. Als je event in het buitenland plaatsvindt, komen er nog meer regeldingen bij. En hoe je het ook wendt of keert, uiteindelijk ben jij verantwoordelijk voor het succes van jouw event. Daarom is het handig om te werken met een checklist. Zo weet je zeker dat je niks vergeet. In dit blog geef ik je de belangrijkste punten van je checklist.

Ken je eventbezoekers

Als MICE Agent ben jij op de hoogte van jouw eventbezoekers. Het definitieve aantal bezoekers heb je waarschijnlijk al een tijdje voor je event doorgegeven aan de locatie. Maar deze deelnemers moeten natuurlijk ook eten. Vraag ze daarom naar eventuele allergieën. Niks vervelender dan een bezoekje aan het ziekenhuis tijdens je event. Zorg er ook voor dat je weet wie je kunt bellen als er echt iets ernstigs aan de hand is. En vergeet andere relevante informatie niet: waar zijn je deelnemers werkzaam en wat willen ze precies van het event leren?

Verzekeringen

Een event organiseren brengt een hoop regelwerk met zich mee. En de realiteit is dat er dus ook veel mis kan gaan. Wanneer je in Nederland blijft, zijn veel kleine ongelukjes gedekt door je standaardverzekering. In het buitenland zit dit iets anders. Wanneer één van je deelnemers bijvoorbeeld iets laat vallen, zijn ze daar dan voor verzekerd? Vaak is het handig om een extra buitenlandverzekering af te sluiten. Verdiep je daarom in de huidige situatie en breng in kaart wat extra opties zijn. Breng hiervan ook je deelnemers op de hoogte, dan kunnen zij zelf een keuze maken die voor hen passend is!

Doe een risicoanalyse

Natuurlijk zorg jij als doorgewinterde MICE Agent ervoor dat het jouw eventbezoekers aan niets ontbreekt. Toch kan het zo zijn dat organiseren van een event niet zo loopt als je had gepland. Denk aan onverwachte weersomstandigheden, iemand die onwel wordt of een spreker die zijn stem kwijtraakt. Het behoort, helaas, allemaal tot de mogelijkheden. Maak daarom een risicoanalyse. Een handige houvast hierbij is het MUODO-model. Dit staat voor Mens, Uitrusting, Omgeving, Dienst en Organisatie. Je maakt een overzichtelijke tabel waarin je bij ieder punt de mogelijke risico’s beschrijft en daarnaast de mogelijke oplossingen voor dit probleem. Door gebruik te maken van een overzichtelijk model zoals MUODO, ben je er zeker van dat je geen enkel risico over het hoofd ziet. Voor jou geen onverwachte wendingen meer!

Raadpleeg de locatie

Aansluitend op het vorige punt, neem je als MICE Agent natuurlijk op tijd jouw risicoanalyse door met de eventlocatie. Vraag hen ook om een calamiteitenplan en een noodroute. Jij bent en blijft het eerste aanspreekpunt voor jouw deelnemers, dus het is belangrijk dat jij van alles op de hoogte bent. Daarnaast is een locatie verplicht om een bedrijfshulpverlener te hebben. Deze kan je helpen als bijvoorbeeld iemand onwel wordt of het pand ontruimd moet worden. Dit zijn natuurlijk geen zaken waar je vanuit gaat, maar een ongeluk zit in een klein hoekje. Raadpleeg daarom de locatie en overleg hoe ze met dergelijke situaties omgaan.

Maak een draaiboek

Oké, toegegeven, deze tip is je waarschijnlijk niet onbekend. Een goed draaiboek is key als je een succesvol event wil neerzetten. Je kunt ervoor kiezen om één draaiboek te maken, maar ook om er meerdere te maken. Stel er een samen voor je voorbereidingstijd, een voor het event zelf en natuurlijk een over de dagen na het event. Zo is het overzichtelijk wanneer je welk draaiboek af moet werken en raak je niet afgeleid door taken die je pas later uit hoeft te voeren.

 

Een goede locatie helpt je bij je voorbereidingen voor jouw event. Hoe zijn jouw ervaringen hiermee? En wat mag er volgens jou niet ontbreken op een checklist? Laat het weten in een reactie!