La gestión de eventos es un arte que pocos dominan, pero con una serie de pautas y evitando algunos errores se puede rozar la perfección.

La notable evolución que ha experimentado el sector de la organización de eventos en los últimos años ha provocado que el nivel de calidad en este ámbito incremente considerablemente. Ya no vale con organizar una pequeña reunión en un salón, ahora se busca sorprender e impactar a través de nuevas fórmulas. Una muestra de este desarrollo acelerado es la implementación de apps en la gestión de eventos. El 67% de los event planners usan apps en sus eventos, según un estudio de Double Dutch

Sin embargo, no todo es progreso en ámbito de la organización y gestión de eventos, pues las claves del éxito de acto siguen siendo las mismas. Definir bien los objetivos, una buena ejecución, un poco de originalidad y una correcta medición de los resultados es el combinado perfecto para conseguir que un evento sea exitoso.

Fases de la planificación.

Como en cualquier ámbito, la organización de eventos empresariales, como convenciones e incentivos, requiere un proceso de planificación y ejecución que consta de una serie de pasos:

1. Trazar una estrategia: Lo primero siempre es definir unos objetivos y diseñar un mapa de ruta con el que guiarse durante todo el proceso. En esta etapa habrá qué definir qué se quiere lograr con el evento, cómo será, con qué recursos se cuenta y a quién está dirigido. Sin estos datos es imposible realizar un evento eficaz, ni se podrá efectuar el posterior balance sobre la consecución de objetivos.

Todo lo que tienes que saber sobre la gestión de eventos

2. Producción: En la segunda fase hay que comenzar a organizar las cosas necesarias para poner en marcha el acto. Buscar proveedores, encontrar un lugar de celebración, realizar una lista de invitados, convocar a ponentes, conseguir patrocinadores, definir el programa y comenzar a mover la comunicación del evento. Es decir, son todas las gestiones previas que tienen como fin preparar todos los recursos necesarios para la celebración.

3. Puesta en marcha: Es el momento de la verdad, la ejecución del evento. El momento en el que se pondrá todo lo planeado durante meses y en el que tienen que salir todo rodado para que el evento triunfe. Durante el acto habrá que cuidar al detalle a los asistentes, que son quienes van a dar el veredicto final, y al personal del evento, que son quienes lo ponen en marcha y los que estarán al pie del cañón a lo largo de todo el acontecimiento.

4. Evaluación: Es la hora de medir los resultados y ahí aparece en escena el famoso ROI (Retorno de la Inversión). ¿Se han conseguido los objetivos establecidos?, ¿se ha cumplido con el cupo de asistencia?, ¿las ponencias han sido interesantes?, ¿los asistentes han conseguido hacer networking? Si la respuesta a estas preguntas es afirmativa, el evento habrá sido todo un éxito; si no, habrá que estudiar en qué se ha fallado y mejorarlo para la próxima ocasión.

Todo lo que tienes que saber sobre la gestión de eventos

Errores a evitar en un evento.

Existen una serie de errores muy comunes en los que los event planners suelen caer a la hora de organizar un acto y en los que es mejor no incurrir, pues suelen dar una mala imagen. Algunas de las equivocaciones más comunes son las siguientes:

1. Improvisar: Nunca hay que improvisar en un evento. El día de la celebración tiene que estar todo perfectamente planificado y programado para evitar problemas de última hora. La organización es el mejor aliado de un planificador de eventos.

Todo lo que tienes que saber sobre la gestión de eventos

2. Sobreinformación: La sobrecarga de información puede ser un problema. Vale la pena diseñar un programa sencillo con pocos puntos pero de interés a querer transmitir demasiadas ideas que pueden llegara a saturar a los asistentes. No hay que olvidar que la capacidad de concentración de un adulto ronda los 30 minutos, por lo que hay que planear ponencias cortas con mensajes directos.

3. Escatimar en el presupuesto: Intentar hacer un gran evento con un presupuesto pequeño es una mala idea, las cosas no saldrán como estaban planeadas y el evento será un fiasco, además dará mala imagen de los organizadores. Tampoco es buena idea escoger siempre el presupuesto más barato, la calidad se paga y se es tan barato será por algo.

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4. Autopromocionarse: No hay que excederse hablando de uno mismo ni de los méritos de la empresa, los asistentes a un acto acuden por la oportunidad de aprender y hacer networking, no para escuchar propaganda de los organizadores.

5. Cobrar por el wifi y la comida: En la actualidad, cualquier evento que se precie necesita contar con una buena conexión a internet abierta para todos. No se concibe un acto sin internet, al igual que no se entiende un acto sin un pequeño tentempié o unas bebidas. Destinar una pequeña partida del presupuesto a estos dos aspectos no supondrá mucho y supondrá una mejora en los servicios del evento.

Todo lo que tienes que saber sobre la gestión de eventos

6. Personal voluntario: Está bién contar con voluntarios que ayuden durante el transcurso del acontecimiento, pero es importante que haya también personal cualificado y de confianza. En los actos hace falta gente con experiencia en la gestión de eventos que en un momento dado pueda resolver ágilmente un contratiempo