Escoger nunca es fácil y menos cuando planeas un evento empresarial en el que la línea entre el éxito y el fracaso es demasiado fina. Con este croquis sobre tipologías de eventos tu elección será un poco más sencilla.

En la variedad está el gusto, reza el dicho popular, y parece que en el ámbito de los eventos corporativos se han tomado el proverbio al pie de la letra, pues el amplio abanico de posibilidades que encontramos a la hora de organizar una actividad empresarial así lo refleja. Desde los clásicos como los congresos o convenciones, a los más recientes como los eventos híbridos. Aquellas entidades que estén planificando la organización de un acto corporativo tienen una ardua tarea por delante para escoger la tipología del mismo.

La teoría dice que para cada objetivo existe un tipo de evento, sin embargo, la polivalencia de muchos de éstos hace difícil la elección. De los datos de Spain Convention Bureau se desprende que los eventos que más se producen son las jornadas (55,74%), los congresos (17,14%) y las convenciones (17,12%). Pero hay otro tipo de actos como las ferias o los viajes de incentivo que, aunque son menos populares, también tienen su hueco en el sector.

Por orden de importancia, estos son los principales eventos corporativos:

1. Jornadas de formación: Son reuniones de carácter técnico o académico que tienen como objetivo el estudio en profundidad de un tema concreto. Se da una interacción constante entre los ponentes y los asistentes, ya que el fin de las jornadas es la ampliación de conocimientos sobre un determinado tema. La duración de las jornadas se limita a un único día y el aforo suele ser limitado, por lo que se celebran en recintos pequeños.

2. Congresos: Son reuniones orientadas a la difusión y el intercambio de ideas entre profesionales de un mismo sector. Se desarrollan a lo largo de dos o tres días y el programa suele estar formado por diversas ponencias, cada una de un tema distinto, pero todas relacionadas con un mismo ámbito. Según las estadísticas de la Unión Internacional de Asociaciones los sectores que más conferencias celebran son el médico-sanitario, seguido del industrial y el económico.

3. Convenciones: Son eventos organizados por una entidad privada, generalmente una empresa, que tienen un duración mínima de dos días y una asistencia de al menos 50 personas. Éstas están orientadas al negocio y los objetivos suelen ser la presentación de estudios, el lanzamiento de nuevos productos o la motivación de los empleados.

4. Ferias: Tienen un claro fin comercial, pues se llevan a cabo con la intención de presentar un nuevo producto o servicio y el objetivo es la consecución de ventas o de nuevos clientes. Como media suelen celebrarse a lo largo de tres días y se albergan en grandes superficies como recintos feriales o pabellones, ya que la afluencia de público es bastante elevada. 

5 .Viajes de incentivo: Son viajes organizados y planificados por una empresa con la intención de premiar a sus trabajadores por la consecución de determinadas metas, o bien para estimularles de cara a la consecución de objetivos laborales. Tienen una duración media de 4 o 5 días y se suelen realizar en primavera u otoño. Aunque en España todavía no se han extendido demasiado entre el sector empresarial, en Europa y Norteamérica son prácticas muy comunes. De hecho, según cifras de Incentive Research Foundation  el 46% de los negocios de Estados Unidos realizan viajes de incentivo

Cada evento, una ubicación

Cada evento tiene sus propias particularidades, con lo que cada uno se celebrará en un emplazamiento distinto. Según datos de Spain Convention Bureau los lugares que más congresos y convenciones acogen son los palacios de congresos (40%) y las salas de hoteles (30%), seguidos de los salones de las universidades y los auditorios. Estos lugares son idóneos para la realización de eventos numerosos de más de 50 personas, mientras que las jornadas o seminarios se suelen llevar a cabo en recintos más pequeños.

En datos de la UIA (Unión Internacional de Asociaciones) los meses que más eventos de este tipo acogen son septiembre (18’6%), octubre (14’4%) y mayo (14,2%). En este mismo estudio también se concluye que el 39% de los actos dura entre 4 o 5 días y el 38% entre 2 o 3. Por eso, los hoteles juegan un papel tan importante en este ámbito, ya que más de la mitad de las actividades empresariales incluyen pernoctaciones. 

La mayoría de organizadores y agentes MICE buscan albergar todo en uno, es decir, que el alojamiento y el lugar de celebración del evento se encuentren en un mismo emplazamiento. En AR Hotels & Resorts somos especialistas en acoger actos corporativos y contamos con una dilatada experiencia en la organización de eventos. Además, estamos nominados en 10 categorías, entre ellas mejor hotel MICE, en los World Travel Awards 2015. ¿Qué mejor garantía que esa?