Organizar un evento empresarial no es tarea fácil. ¿Has pensado en contar con los servicios de una agencia de eventos?

Planificar un evento empresarial lleva tras de sí muchas horas de trabajo y algún que otro dolor de cabeza. Planificación, producción, ejecución, comunicación… Demasiados frentes para una única persona. Por eso, contar con los servicios de una agencia de eventos puede evitar muchos quebraderos de cabeza, al mismo tiempo que puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un acto.

Según datos de Spain Convention Bureau el impacto económico de la organización de eventos en España es de 4.270 millones de euros, un gasto elevado pese a que las empresas han reducido en los últimos años su presupuesto en este ámbito, pues como se desprende de un estudio de mercado realizado por el Grupo Eventoplus  los presupuestos destinados a la producción de actos corporativos se redujeron un 10’2% en el periodo 2013-2014.

Sin embargo, esto no quiere decir que se hayan dejado de realizar eventos, sino que los que se efectúan en la actualidad se han tenido que adaptar a la coyuntura económica actual. Y para poder lograr este objetivo nada mejor que contar con una agencia de eventos que ayude a optimizar el presupuesto sin reducir la calidad del acto.

Agencias especializadas en eventos MICE.

El sector MICE posee una serie de particularidades que otros ámbitos no tienen, por eso hay muchas agencias especializadas en dicho sector que ofrecen una gestión integral de los eventos. A este tipo de empresas se las conoce como agencias 360°, porque se encargan de la gestión desde principio a fin de todo lo que repercute al evento. Las fases de producción de un acto MICE son las siguientes:

  • Planificación: La agencia estudia el briefing y, en función de los objetivos que se quieren conseguir con el evento, presenta una serie de propuestas de las cuales saldrá el tipo de evento que se llevará a cabo.
  • Localización: Una vez decidido el tipo de acto que se va a desarrollar habrá que buscar el emplazamiento idóneo para el mismo. Se buscarán varias propuestas que encajen con la finalidad del evento y se estudiará el coste de contratación para que se adapte al presupuesto.
  • Producción: Cuando se hayan tomado estas dos decisiones (tipología y emplazamiento) llegará la hora del desarrollo. En esta etapa se realiza todo el trabajo técnico: selección del material audiovisual, contratación de personal técnico, planificación de los desplazamientos y el alojamiento, organización de las actividades, planear el programa…

  • Comunicación: Si queremos que el evento tenga éxito y que haya afluencia de público, habrá que comunicarlo. Lanzar notas de prensa a los medios de comunicación, publicitar el evento, crear cartelería exterior, enviar invitaciones, etc. Todo hilado por una estrategia previa que encaje con la imagen de marca.
  • Desarrollo: Será la hora de la verdad, la puesta en marcha del acto donde se medirá el éxito de convocatoria, de organización y de planificación del mismo. Durante el desarrollo del acto será necesario contar con un servicio de coordinación y supervisión que garantice el correcto funcionamiento de todos los servicios.
  • Seguimiento: Al término del mismo se realizará un seguimiento del evento para comprobar los resultados que se han obtenido. Es decir, si se han logrado los objetivos establecidos inicialmente y si la satisfacción de los asistentes ha sido óptima.


Alternativas a las agencias de eventos.

Al margen de las agencias de eventos, también existen otro tipo de proveedores que pueden aportar los aspectos necesarios para organizar un evento MICE. Un claro ejemplo de esto son los hoteles especializados en convenciones e incentivos, como es el caso de AR Hotels & Resorts. 

Galardonados con el prestigioso premio Condé Nast Johansens  como Mejor Hotel de Reuniones 2014, en AR Hotels & Resorts contamos con un amplio equipo especializado en la organización de eventos que cuenta con una dilatada experiencia. Las instalaciones están cualificadas para acoger cualquier tipo de evento, pues disponemos de salas que pueden albergar hasta 700 personas. Los salones están equipados con la última tecnología y con todo tipo de servicios:

  • Sistema de audio.
  • Sistema de vídeo y proyección.
  • Pantallas.
  • Iluminación.
  • Sistema de grabación.
  • Atril y tarima.
  • Wifi personalizado.
  • Servicio de catering.
  • Equipo técnico.

Además, el excelente equipo humano de AR Hotels & Resorts se encargará de que todo fluya con normalidad durante el acto y de que el evento sea memorable tanto para los organizadores como para los asistentes. ¿Quieres más información? Pincha aquí