El 'meeting design' ha dejado de ser tendencia para convertirse en presente. Gracias a él, las reuniones son cada vez menos aburridas, y los resultados de ellas se disparan. Nuestra Intenational Sales Executive, Verena Weingut, te cuenta en qué consiste esta técnica y cómo ponerla en práctica.

La creatividad marca tendencia en la organización de eventos y, con ella, la colaboración de los asistentes es una de las principales preocupaciones. Ahora, se desarrollan reuniones más participativas que buscan la experiencia positiva del cliente intentando huir de los clásicos encuentros que, en muchas ocasiones, se han caracterizado por ser muy lineales y aburridos. En ese sentido, el meeting design ha jugado un papel muy importante hasta el punto de definirse como la revolución del sector. Pero, ¿en qué consiste esta técnica?

El meeting design emplea métodos que conectan e involucran a todos los grupos de interés antes, durante y después del evento. La finalidad es influir en el comportamiento de la gente para generar un impacto positivo a largo plazo, por lo que el diseño y la planificación de dicho evento no sólo tienen en cuenta los intereses de su organizador, sino también la opinión de los asistentes, a quienes, según el director de Málaga Convention Bureau, Francisco Quereda, se les entrevista previamente para plantear el programa.

Esta técnica, por tanto, apuesta por la participación, el dinamismo y la transparencia. Es cierto, muchos os podréis preguntar dónde está la novedad si, en realidad, hace ya mucho tiempo que los eventos fomentan esa participación. Sin embargo, el meeting design innova en los contenidos elaborándolos en función de la opinión y necesidades de los asistentes, así como difundiéndolos activamente, incluso sin necesidad de contar con las clásicas transparencias de apoyo. ¿Cómo lo hacen? Los designers apuestan por montajes fluidos, storytelling, momentos de interactividad y todo lo que puedan imaginar.

Piensa, por ejemplo, que una empresa organiza una convención interna en las instalaciones de AR Diamante Beach con la finalidad de reforzar las relaciones entre ella y sus empleados. Para realizar su programa, el encargado de planificar la reunión define los objetivos con los interesados en desarrollar el evento y, para casar con las necesidades de los asistentes, se entrevista con ellos. A partir de ahí, y teniendo siempre en cuenta las metas del encuentro, elabora el plan optando por formatos novedosos como jornadas sin ponentes, distribución circular, actividades de team building y un largo etcétera.

Los principios básicos del meeting design

Los profesionales de esta técnica se basan en los siguientes principios, que actúan de guía de su actividad, con el objetivo de alcanzar el éxito en una reunión:

  • Diseñar encuentros que cumplan las metas de los organizadores.
  • Planificar reuniones que generen valor añadido a cada uno de los grupos de interés implicados, colaborando para crear nuevas y ideas y determinar las mejores soluciones para todos ellos.
  • Desarrollar eventos que contribuyan a una experiencia más completa y satisfactoria de los asistentes, quienes han de participar y relacionarse entre sí.
  • Emplear formatos y nuevas fórmulas para difundir el contenido y generar un mayor impacto y experiencia memorable.
  • Evaluar los resultados, el cumplimiento de los objetivos y la satisfacción de los asistentes.

¿Qué pasos hay que seguir en el meeting design?

El proceso de meeting design está lejos de la universalidad, pues no hay nada establecido para su puesta en marcha, aunque no son pocos aquellos que coinciden en señalar una serie de pasos a poner en práctica. El primero de ellos es, sin duda, la identificación de las necesidades de los grupos de interés implicados, ya que el éxito de un evento reside en saber implicar a diferentes públicos en él.

A continuación, hay que traducir dichas necesidades para convertirlas en los objetivos y metas de la reunión, circunstancia que ayuda al diseño del encuentro y, más adelante, a valorar sus resultados. Seguidamente, se debe planificar qué hacer en cada una de las fases (antes, durante y después del evento) teniendo en cuenta que han de estar vinculadas y no entrar en conflicto los intereses que se persiguen en cada una de ellas.

Los designers, además, precisan una organización de las intervenciones, por lo que el siguiente paso se centra en establecer aquellos principios que ayudarán a focalizar la atención, minimizar el riesgo y vislumbrar las oportunidades. A partir de este momento es cuando el encargado selecciona los elementos con los que se llevará a cabo la reunión para, finalmente, desarrollarla y medir su impacto.

Formatos de reuniones

La organización Aprende de Turismo enumera algunos novedosos formatos para convertir las reuniones en encuentros más participativos:

  • World café. La sala es decorada como si de un bar o café se tratara, con mesas de cuatro o cinco personas, quienes discutirán sobre un tema que lance el moderador para, más adelante, poner en común los resultados con los integrantes de los otros grupos.
  • Campfire. Un moderador comienza el debate, en el que participan pocos asistentes sentados a su alrededor.
  • Open Space Technology. En este caso, existe una agenda, pero no ponentes. En ella, tan sólo aparece reflejada la temática, por lo que los asistentes son quienes se encargan de discutir sobre el asunto. Generalmente, las sillas están dispuestas en círculo para fomentar esa participación.
  • Entrevista. El ponente responde las cuestiones de un moderador.
  • Flashbowl. En la sala se disponen diferentes círculos concéntricos de sillas, con cuatro o cinco de éstas en el interior de cada uno de ellos, donde se ubican las personas encargadas de debatir.
  • Freudian Walk. La reunión tiene lugar al aire libre y, en ella, hay alguna actividad física con la finalidad de activar el cerebro y lograr mayor productividad.

AR Diamante Beach y el meeting design

¿Estás pensando en planificar una reunión aplicando esta nueva técnica, pero no sabes dónde celebrarla? El hotel AR Diamante Beach se caracteriza por sus instalaciones pensadas para la organización de eventos. Más de 10 salas que se pueden acoplar a tus necesidades y un equipo humano de profesionales especializados encantados de ayudar a que el encuentro sea un auténtico éxito.

Las salas, por supuesto, pueden ser empleadas para cumplir tus objetivos y, en ellas, se puede desarrollar cualquiera de los formatos que hemos expuesto anteriormente. Asimismo, las actividades que se pueden hacer fuera del evento se multiplican en un entorno caracterizado por el buen clima y los excelentes paisajes de su alrededor. Por consiguiente, sólo tienes que decirnos qué deseas, y nosotros nos pondremos manos a la obra para satisfacer tus metas. Más información, a un clic: