Planificar un evento conlleva trabajar con mucho tiempo de antelación. Para ello es primordial llevar un seguimiento de lo que hay que hacer, marcarse fechas límite y organizarse.

A la hora de enfrentarse a un evento, ya bien sea en “petit comité” como un evento multitudinario, la planificación y programación del mismo es la base fundamental para que todo salga bien. 

Para ello, y pensando en tus próximos eventos tanto a corto como a largo plazo, puedes hacer uso del descargable del final del post que tenemos preparado en el que podrás distribuir tus tareas y tenerlo todo controlado. 

En él se puede encontrar:

  • Planificador Mensual: en el que marcar los días más importantes y desarrollar las reuniones y ‘qué haceres’ según preferencias. Además el recordatorio para no olvidar nada de lo necesario complementará el trabajo por prioridades a la perfección. 
  • Planificador Semanal: un plan sencillo para una semana llena de citas. Anotar todo lo necesario siempre ayuda a organizar el trabajo y tener en cuenta lo que viene la próxima semana lo hace con ser previsor. 
  • Event Planner: Pensado para todo tipo de reuniones. Se podrá incluir todo aquello que sea urgente comunicar (ideas, mensajes, dudas), junto a la información necesaria del cliente/contacto y finalmente las cosas que quedan pendientes de esa reunión (presupuestos, enviar documentos, etc). Planificadores para imprimir de AR Hotels: ¡Siempre al día!

Es importante tener en cuenta ciertos puntos indispensables a la hora de ponerse en marcha como por ejemplo la temática. Evidentemente el tema raíz está claro desde el principio, es más, debería ser la razón por la que se celebrará el evento. 

Hablamos de la temática en la que basar el storytelling. Es recomendable tener una idea que ayude a hacer más ameno y divertido el evento, aunque sea el más importante del mundo siempre debe ser entretenido. Se pueden plantear temas como el espacio, un viaje en tren o incluso en barco, en el que los asistentes serán pasajeros y se adentrarán en el mejor viaje de su vida. 

Para ello también es primordial que se tenga en cuenta el público objetivo, a quién os váis a dirigir, quiénes serán los asistentes. Es conveniente diferenciar a los mismos según su inversión, importancia o personalidad. 

Los asistentes con una presencia relevante en el evento deberían tener un pase “premium” en el que se incluya la comida, o algún detalle en especial que los diferencie, por ejemplo, acceso a una zona VIP. Planificadores para imprimir de AR Hotels: ¡Siempre al día!

Si contáis con presencia de medios de comunicación deberán tener una invitación personalizada para cada uno de ellos, acompañada de un dossier de prensa con toda la información necesaria de los ponentes y horarios. Además sería ideal que dispongan de una zona especial para ellos con todos los equipos técnicos que puedan necesitar. 

Hablando de equipación técnica, el lugar de celebración deberá estar adaptado para proyectar, hacer uso de una red Wi-Fi de gran alcance, luces y sonido adaptable, y capacidad para conectar todo lo que sea preciso a la toma de corriente. 

En cuanto a los ponentes que se encargan de dar el contenido del evento deberían de buscarse con antelación y cómo no, formar parte de la Very Important People. Junto a ellos es necesario un presentador/a (o dos, no más) que sean conductores de todo lo que ocurra en el acto. 

Otro punto que no debe pasarse por alto a la hora de planificar un evento y con relación a los ponentes es la importancia de contar con intérpretes, solo en el caso de que los conferenciantes sean internacionales. 

Todo ello se suma a otros que pueden resumirse en estos aspectos que debes tener en cuenta para planificar un evento

  • Temática
  • Nº de asistentes
  • Ponentes/intérpretes
  • Horarios
  • Fecha
  • Welcome Pack/Merchandising 
  • Catering
  • Patrocinadores 
  • PRESUPUESTO

Este último será la primera letra del abecedario. Si no dispones de suficiente capital para hacer frente a lo planeado, hay dos opciones: 

  1. Optar por hacer un evento virtual, que actualmente es lo más apto para bajos presupuestos. 
  2. Financiar el evento, total o parcialmente, con  recursos ajenos (agencias, patrocinadores, etc). 

Para poder llevar todo esto a tiempo y que la planificación de unos resultados excelentes deberás empezar a planificar como mínimo un año antes, así que podéis hacer uso del “pack planificadores” para ello. También dependerá de la magnitud del evento, pero es un tiempo medio eficiente. Planificadores para imprimir de AR Hotels: ¡Siempre al día!

Si la experiencia con la que contáis es más bien escasa o preferís delegar en terceras personas la planificación y organización del acontecimiento, es conveniente que os pongáis en contacto con profesionales. 

En AR Hotels  & Resorts, por ejemplo, cuentan con un equipo de organización de eventos MICE capaz y competente ante cualquier reto que se les propongan. 

Además en AR Hotels cuentan con salas de diferentes tamaños aptas tanto espacial, como tecnológicamente para cualquier evento, sea cual sea su envergadura. 

Es hora de poner en marcha toda la organización, planificar cada uno de los encuentros y empezar a desarrollar un ¡evento de éxito!