Hay un elemento fundamental en la planificación de eventos: el briefing. Descubre todo sobre el documento que supone el punto de partida de un acto.

En la planificación de eventos entran en escena muchos elementos que juegan un papel importante en el correcto funcionamiento del acto. En cada parte del proceso hay una pieza fundamental, siendo el briefing el componente clave para empezar a organizar un evento. 

¿Qué es un briefing? Es el documento que refleja las intenciones del cliente con la organización del acto. Es decir, en este informe se estipula qué hay que hacer, por qué y cómo se tiene que hacer. El problema es que en muchas ocasiones los clientes no saben cómo elaborar un buen briefing o, directamente, no lo hacen. Esto es un handicap para los encargados de planificar el evento, pues no cuentan con la información suficiente para ello.

Planificación de eventos, ¿cómo empezar a organizarlos?
El papel del briefing en la planificación de eventos.

Aunque en la actualidad se da mucha menos importancia de la necesaria al briefing, lo cierto es que este documento es el que asienta las bases de cualquier proyecto de comunicación como puede ser la planificación de un evento. El event planner o, en su defecto, la agencia o la empresa organizadora del acto necesita contar con un briefing para que la propuesta que se traslade al cliente sea la apropiada.

Por ello, el primer paso en la organización de cualquier evento es la elaboración de un briefing por parte del cliente. Si éste está incompleto o se considera incorrecto, es labor del event planner crear un contrabriefing en el que se planteen nuevas propuestas y se complete con la información que faltaba en el anterior.

Para considerar que un briefing está bien acabado debe reunir las siguientes informaciones:

Datos sobre el anunciante: Se debe especificar quién es la empresa solicitante, cuál es su producto o servicio, el posicionamiento de la marca y sus características. Es importante también reflejar la situación del mercado, quién es su competencia y cuál es su situación en el momento del briefing.

Planificación de eventos, ¿cómo empezar a organizarlos?

El target: Explicar quién es el público objetivo de la empresa, a quién va dirigido el evento para poder adaptarlo a las condiciones específicas de dicho target. Este aspecto debe estar detallado por edad, sexo, renta media, trabajo, gustos, intereses, etc.

Finalidad del evento: En este apartado se tiene que determinar qué se quiere conseguir con el acto en cuestión. ¿Cómo se quiere posicionar el evento?, ¿es algo interno o externo?, ¿se desea celebrar un gran evento o algo íntimo?, etc.

Los tiempos: Hay que especificar la fecha de celebración del acto para que, en base a ésta, el event planner pueda precisar los timings de la planificación. Es decir, el tiempo que tiene para cada fase del proyecto (logística, producción, etc).

El presupuesto: Es recomendable precisar el presupuesto global del evento para que el coordinador pueda definir las diferentes partidas que se destinarán a cada área de la organización (contratación de personal, catering, lugar y salones de celebración…).

Planificación de eventos, ¿cómo empezar a organizarlos?

El mensaje del acto: Establecer el mensaje o mensajes que se quieren transmitir durante la celebración del acto. Es importante no saturar al público con demasiada información, así que lo recomendable es definir un mensaje principal y un par de comunicaciones secundarias a lo sumo.

Responsables del evento: Se debe precisar quiénes son los responsables del evento, tanto por parte de la empresa contratada para la organización como por parte del cliente. Serán ellos quienes tramiten todo lo necesario para el desarrollo y quienes asuman responsabilidades en el caso de que suceda algo.

Información complementaria: Es aconsejable dedicar un apartado a datos adicionales como pueden ser aspectos legales, restricciones que pueda tener el cliente para la organización de eventos, condicionamientos en la comunicación del producto o servicio, etc.

La Asociación Española de Anunciantes reconoce que no hay una plantilla definida o una manera concreta de elaborar un briefing, cada empresa tiene su manera de prepararlos. Sin embargo, sí que determina los aspectos mencionados anteriormente para que el informe se considere un briefing como tal.

Planificación de eventos, ¿cómo empezar a organizarlos?
¿Qué puede pasar si no existe un briefing?

Como hemos mencionado con anterioridad, hay muchas empresas que no dan importancia al briefing y no lo elaboran. Esto es un error que tiene como desencadenante una mala comunicación. En el documento se detallan muchos aspectos importantes para el desarrollo del evento, sin todas esas informaciones es más que probable que se produzca un fallo durante la gestión del acto.

Algunos de los problemas más comunes derivados de la falta de brief son los siguientes:

  • Falta de información: Al no contar con un informe en el que se detalle el objetivo del evento, es posible que éste quede disperso o que el mensaje que se comunique no sea el deseado.
  • Carencia de tiempo: Sin una definición del timing surgirán problemas con los plazos y es probable que el acto cambie de fechas constantemente, retrasándose en el tiempo y diluyendo su efectividad.

Planificación de eventos, ¿cómo empezar a organizarlos?

  • Desconocimiento del producto/servicio: Para poder cumplir los objetivos del cliente es esencial conocer de primera mano el producto/servicio y la situación de éste en el mercado. Sin esta información es imposible conseguir buenos resultados con el acto.