En la planificación de eventos se debe tener en cuenta el factor sorpresa, es lo que marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso de un acto.

Todos los días se celebran decenas de eventos, bien sean de carácter profesional, personal o empresarial. La consecuencia de esto es que resulta muy complicado diferenciarse y sorprender con la realización de un acto. Una de las claves para conseguir que un evento sea único es la personalización. Si le das un toque particular y único te aseguras que no haya nada parecido.

Planificación de eventos claves para sorprender a los asistentes
Ideas para sorprender en un acto.

En la planificación de eventos hay que tener en cuenta el factor sorpresa. Es decir, pensar en un elemento que despierte el asombro de los asistentes. Ese tipo de reacciones son las que hacen que una personas se acuerde del acto mucho tiempo después. Aquí te sugerimos una serie de ideas que suelen fascinar a los asistentes a un evento:

  • Cocina en directo: Hay un dicho que asegura que si quieres conquistar a un hombre tienes que hacerlo a través del estómago. Lo cierto es que esto se podría extrapolar a todo el mundo, ya que hay pocas cosas que gusten más que comer bien. Por eso siempre es una buena idea montar un puesto de cocina en vivo donde los asistentes pueden ver lo que se cocina y después probarlo. Si además se trata de comida exótica (japonesa, mexicana…) mejor, pues llamará más aún la atención.

Planificación de eventos claves para sorprender a los asistentes

  • Zona relax: Si el evento que vas a celebrar se va a alargar durante horas o incluso días una excelente opción es establecer un área de descanso en la que los participantes puedan relajarse durante unos minutos. Sillones de masaje, ictioterapia, quiroterapeutas, etc. El público lo agradecerá y se llevará una buena sensación del acto.
  • Puesto de cocktelería: Reinventa las típicas bebidas gratis que se suelen dar en cualquier evento y apuesta por algo más novedoso, como por ejemplo una barra de cócteles. ¿A quién no fascina ver a un barman preparando una lujosa bebida? Define una carta de combinados y deja que tus invitados los degusten. Será un éxito seguro.

Planificación de eventos claves para sorprender a los asistentes

  • Fotomatón: Aunque es una idea que ya está bastante vista, a la gente le sigue gustando. Si las fotos son instantáneas y se las pueden llevar en el momento mejor que mejor. Cada asistente tendrá un recuerdo divertido del acto para llevarse a casa y recordarlo cada vez que vean la fotografía.
  • Regalos sostenibles: Otra idea que nunca falla es hacer un regalo a los asistentes. Pero no vale un regalo cualquiera, tiene que ser algo sostenible o ecológico. La sostenibilidad es un factor que se va a convertir en tendencia en la planificación de eventos los próximos años, por eso hay que tenerlo en cuenta. Algunos ejemplos de regalos ecológicos podrían ser jabones artesanales, velas aromáticas hechas a mano o alimentos gourmet procedentes de un huerto ecológico.

Planificación de eventos claves para sorprender a los asistentes

  • Performance: La música es un elemento clave en cualquier acto. Tiene el poder de crear sensaciones, evocar buenos momentos y crear una atmósfera de bienestar entre los invitados. Si la música es en directo y va acompañada de una actuación es un punto añadido que mejorará la percepción de los implicados en el evento. Y si el presupuesto te lo permite y puedes contar con una figura destacada del panorama musical, el éxito estará garantizado.
  • Emplazamiento fuera de lo común: El sitio en el que se celebra el acto juega un papel importante en la impresión que los asistentes se lleven de éste. No es lo mismo hacerlo en un palacio de congresos que en unos exteriores. Un jardín, una terraza, una playa… Son sitios que se salen de lo común y que transmiten buenas sensaciones. Si se cuida la decoración puede crearse un ambiente único que hechizará a los participantes.

Planificación de eventos claves para sorprender a los asistentes


La escaleta, pieza clave en un evento.

Aunque estamos hablando de buscar el factor sorpresa en un evento, eso no quiere decir que haya que dejar las cosas al azar. Todo lo contrario. Cuanto más planificado y definido esté el proyecto, menos problemas surgirán y, por lo tanto, mayor será la garantía de éxito. Para lograr este objetivo hay un documento esencial: la escaleta.

Planificación de eventos claves para sorprender a los asistentes

¿Qué es la escaleta? Es una ficha en la que se detallan todos los pormenores del acto minuto a minuto. Es decir, un planning del desarrollo del evento en el que está todo detallado. La escaleta se estructura de la siguiente manera:

  • Encabezado: En él se establece el lugar y la fecha del acto, así como el lugar donde se celebra el evento.
  • Tabla de minutaje: Se concreta minuto a minuto lo que ha de suceder en el acto, desde los descansos entre ponencias hasta el tiempo destinado a cada conferencia.
  • Observaciones: Apartado destinado a establecer pequeños detalles que se deben tener en cuenta durante el desarrollo de la ceremonia.

Como se aprecia, la escaleta no deja margen de error ni espacio para la improvisación. Todo está perfectamente planeado y organizado para que el evento progrese adecuadamente y sin imprevistos.