Los asistentes son, hoy en día, un pilar fundamental para el desarrollo de un evento corporativo. Aquí, las claves para incrementar su implicación.

La unidireccionalidad tradicional de los eventos corporativos llegó a su fin en 2016 y el recién estrenado año apunta, sin duda, a un incremento de la participación de quienes asisten al encuentro. Toca, por tanto, despedirse de las largas intervenciones apoyadas en una presentación y apostar por nuevas fórmulas para hacer del público un agente activo de la conferencia, congreso o reunión.

Los organizadores de eventos se ven obligados, en ese sentido, a explorar cuáles son las recetas que les ayudarán a aumentar la colaboración de los asistentes en una industria que trae excelentes noticias para 2017. Y es que, según la Asociación Ibérica de Gestores de Viajes de Negocio, las empresas españolas invierten más de 5.000 euros en reuniones y convenciones. Buscan, por supuesto, que dicha inversión traiga importantes beneficios, y es aquí donde entra en juego la planificación.

Organizar el antes, durante y después de un evento corporativo es la clave fundamental para la consecución de exitosos resultados. Esa planificación, además, es también extrapolable a la participación del público. Sí, ello también se programa, ya que las técnicas se emplean en función de la tipología del encuentro y el espacio donde se desarrolla.

Por ello, como no es tarea fácil, a continuación traemos distintos métodos para aumentar la participación de un evento, con el objetivo de que te quedes con aquél que mejor case con las necesidades de tu congreso, ponencia o reunión.

1- Ofrece una recompensa al público. Hacer un regalo por participar puede parecer muy básico, pero siempre funciona por una razón muy simple: el cerebro responde de manera positiva a esta clase de estímulos. Eso sí, no hablamos de obsequios como bolígrafos con el logo de tu empresa, sino de productos o servicios que el afortunado pueda disfrutar de verdad. La creatividad entra en juego para decantarse por recompensas interesantes, como experiencias, actividades o, incluso, comida. El efecto será mayor y serán pocos aquellos que no logren superar la barrera de la timidez para formar parte activa del evento.

2- Proyecta la actividad en las redes sociales. Hoy en día, la tecnología ha roto las barreras físicas de cualquier encuentro para alcanzar también las digitales. En los perfiles de las redes sociales continúa el debate, se comparte información y se potencia el networking, motivo por el cual no ha de perderse de vista cuando nos referimos a la participación.

Por tanto, ubicar pantallas en algún espacio de la sala que reproduzcan todo aquello que se comparte en las publicaciones sociales es una buena manera de fomentar la interacción. Asimismo, en el transcurso del evento, el presentador puede pedir que se lancen dudas o comentarios a la esfera 2.0 para ser leídos en el descanso. La participación en Twitter o Facebook, por ejemplo, será todo un éxito y el encuentro estará lejos de fracasar en la esfera digital.

3- Apuesta por la gamificación. La misión de todo congreso, conferencia o reunión es comunicar un mensaje concreto. Las formas de transmitirlo son muy variadas, pero en los últimos tiempos está muy de moda la gamificación, es decir, aplicar dinámicas de juego para el desarrollo del evento. Los resultados, por descontado, tendrán mejores repercusiones en una audiencia que, además, se verá obligada a participar.

Asimismo, en estos retos, concursos o pruebas, el sistema de puntuación o logros ha de estar visible como mecanismo de motivación para colaborar en el desarrollo del evento. De esa manera, los asistentes se sienten involucrados y, en consecuencia, es más fácil fidelizarlos a la marca.

4- Cambia los sitios. No es nada nuevo que, por norma general, cualquier persona tiende a juntarse con los de siempre. Lo mismo ocurre en un evento, donde se crean grupos de asistentes que solo se relacionan entre sí, pero ¿qué pasa con el resto del público? El organizador del evento puede optar por asignar los asientos mezclando a gente de distintos grupos para aumentar el diálogo, la interacción y el intercambio de ideas entre ellos. Un arma infalible, en definitiva, para trabajar el networking.

5- Planea actividades en equipo. ¿Quieres romper el hielo con el público y, a la vez, hacer que éste se sienta cómodo? Entonces, programa algún ejercicio en grupos para que todos ellos puedan participar al mismo tiempo sin miedo (o vergüenza) a sentirse observados. En esta línea, el éxito vendrá de la mano de una actividad divertida, dinámica, inusual y fácil, pero que sea un reto para la mayor parte de los asistentes. Dicha actividad, sin embargo, depende del sector, especialización y tipo de evento.

6- Ofrece la oportunidad de hacer preguntas anónimas. La timidez es la peor enemiga de la participación en los eventos corporativos, y son muchos los que, por ello, se quedan sin solventar sus dudas o inquietudes. Un gran método para combatirlo es permitir que el público escriba las preguntas en una hoja que se deposita en una bolsa para, más adelante, sacar algunas al azar y responderlas. El más vergonzoso se ahorra, de esta manera, levantarse y hablar delante de toda la sala.

Estos trucos son muy buenos si lo que buscas es aumentar la participación en tus eventos corporativos, pero optar por uno u otro depende del encuentro que se desarrolla, como también varía el tipo de sala. No obstante, no tendrás problemas para decidirte en AR Diamante Beach, uno de los mejores hoteles MICE del Mediterráneo, con más de 10 salas a tu disposición para congresos, reuniones, conferencias o cualquier evento corporativo que puedas imaginar.

La organización de estos, según los datos, está en crecimiento, ya que son cada vez más las entidades conscientes de la importancia de tener una buena unión y relación entre los integrantes de la compañía y entre estos y su audiencia. Actividades de 'team building', encuentros divertidos, juegos de fidelización… son algunas de las estrategias que emplean y, de nuevo, es el hotel de Calpe el destino ideal por tratarse de un espacio privilegiado que cuenta con grandes expertos en el sector.

Sus salas polivalentes, su equipo humano y su idílico entorno son, en suma, las mejores credenciales para organizar eventos y, además, fomentar la participación en ellos a través de excursiones, actividades o tecnología, entre otros ejemplos. ¿Te animas? ¡Consulta toda la información que necesites sin compromiso!