El tiempo es un aspecto clave en la planificación de grandes eventos. Trabajar con deadlines es la mejor manera de respetar las fechas marcadas.

Como recientemente afirmaba en una entrevista Mònika Jiménez, directora académica del Máster en Protocolo, Gestión de Eventos y RR.PP. de la UPF Barcelona School of Management, para planificar un evento lo ideal es abordarlo con entre 6 y 10 meses de antelación. Más aún si se trata de un gran evento en el que se esperan miles de asistentes y donde todo tiene que estar medido al milímetro.

Motivos para la planificación de grandes eventos con meses de adelanto

Planificar un gran evento no es sencillo, ya que hay mucho en juego. Cuando se pone en marcha un acto siempre hay un objetivo detrás, puede ser la presentación de un nuevo producto, el lanzamiento de una nueva imagen de marca, la apertura de una nueva sede, etc. Dada la relevancia de este tipo de celebraciones, los event planners siempre exigen como media tener siete meses de antelación para poder gestionar el evento. ¿Los motivos por los que es necesario contar con tanto tiempo? Los siguientes:

  • Hay que encontrar un lugar de celebración
  • Se debe definir la fecha concreta del acto
  • Buscar proveedores
  • Cerrar acuerdos con patrocinadores
  • Poner en marcha el protocolo del evento
  • Definir un programa
  • Buscar ponentes y presentadores
  • Vender entradas y enviar invitaciones
  • Diseñar la agenda del acto

Todos estos factores requieren plazos de tiempo largos para poder llevarlos a cabo adecuadamente, por ello cuanto antes se ponga en marcha la organización del evento mejor.

Motivos para la planificación de grandes eventos con meses de adelanto
La importancia de marcarse ‘deadlines’.

A pesar de contar con meses de antelación para organizar el evento, los event planners saben que cada minuto cuenta porque muchas de las gestiones que hay que poner en marcha para desarrollar un evento son lentas y costosas. Por ello, uno de los recursos más habituales entre los organizadores de eventos son los ‘deadlines’. Este término inglés significa fecha tope y es el plazo máximo que los organizadores se marcan para realizar diversas fases de un evento.

Las áreas o temas más comunes en los que los event planners se marcan fechas límites son las siguientes:

  • Deadline para la elección de un emplazamiento y una fecha: Sin un lugar donde celebrar el evento ni un día concreto no se puede empezar a trabajar. Por eso, esta suele ser la primera decisión que toman los organizadores. Con estos dos factores clave decididos se puede empezar a planear otras cosas como los ponentes, el programa, buscar proveedores y patrocinadores, etc.
  • Deadline para las inscripciones de asistentes: Marcar fecha límite para la inscripción en el evento es positivo, ya que crear expectación entre los interesados y consigues que éstos se apunten con meses de antelación. Un truco que hacen muchas empresas es marcar varias fechas límite e incentivar a la gente con descuentos. Por ejemplo, establecen una primera fecha límite en la que ofrecen un 30% de descuento, una segunda en la que se ofrece un 15% y la última que puede ser una semana antes del acto en la que no hay ningún tipo de rebaja.

Motivos para la planificación de grandes eventos con meses de adelanto

  • Deadline para cerrar la agenda del acto: En la organización de un evento continuamente surgen oportunidades o se ofrecen ponentes para participar en él. Por ello, es esencial poner un fin al proceso de definición del programa y la agenda del evento. Ello también es positivo para poder promocionarlo y difundirlo entre las personas interesadas en acudir al acto.
  • Deadline para el envío de invitaciones: El tema de las invitaciones es delicado, ya que si se envía con mucho tiempo de antelación se corre el riesgo de que los participantes se olviden; mientras que si se envía muy cerca de la fecha es posible que éstos ya tengan planes y no puedan acudir. Por eso, este proceso normalmente se realiza en dos fases: la primera es la invitación formal que se envía un mes antes del evento y la segunda es un recordatorio que se manda entre 10 y 15 días antes. Es importante respetar estos plazos para no caer en los errores comentados con anterioridad.
  • Deadline para la recepción de presentaciones: Cuando se celebra un evento en el que hay oradores lo habitual es que éstos envíen los temas sobre los que van a hablar, así como las presentaciones con semanas de antelación. Con ello los event planners pueden unificar la imagen de todas las presentaciones y realizar pequeñas modificaciones si no están de acuerdo con los temas sugeridos. Marcar una fecha tope a los ponentes es esencial si se quiere contar con tiempo de margen para lidiar con estos pequeños detalles.

Motivos para la planificación de grandes eventos con meses de adelanto

Como se aprecia el tiempo es un factor clave en la planificación y organización de eventos. Seguir los tempos es esencial para lograr que el acto sea un éxito y se cumplan los objetivos marcados, y para ello lo mejor es contar con una empresa con experiencia en lo organización de eventos como AR Hotels & Resorts para que todo vaya sobre ruedas.