Los eventos sociales son aquellos en los que mejor sensación queremos causar. Te damos las claves para que la organización del tuyo sea un éxito.

Muchos expertos aseguran que el 50% del éxito de un evento está en la planificación, por eso es tan importante organizarse antes de ponerse manos a la obra con el desarrollo de un evento. Más aún cuando se trata de eventos sociales como pueden ser bodas, aniversarios, homenajes, cumpleaños, etc. En estos actos suelen estar presentes las personas más importantes en nuestras vidas, con lo que queremos causar la mejor impresión posible. 

Por ello, si se tiene todo bajo control con una buena organización previa ganaremos en seguridad y el éxito estará garantizado. Para ello, antes de disponerse a organizar el acto hay que plantearse una serie de preguntas:

Eventos sociales, cómo organizarlos para asegurar la diversión

¿Cuándo será el evento?

La fecha de un evento marca toda la planificación del mismo, por eso es lo primero que hay que definir. A partir de tener claro el día o días comenzará la cuenta atrás. Por ello hay que pensar concienzudamente la fecha, ya que no puede ser la primera que nos venga a la mente. Hay que tener en cuenta una serie de indicadores para acertar: 

  • Saber si es temporada alta o baja (No es lo mismo hacer un evento en primavera que en invierno).
  • Consultar con los involucrados cuándo es el mejor momento para ellos.
  • Reflexionar en qué época o mes es posible que asista más gente.
  • Calcular el timing para la agenda de ese día.

Eventos sociales, cómo organizarlos para asegurar la diversión

¿Dónde será el evento?

Con las fechas del acto claras será el momento de ponerse a buscar lugares donde celebrarlo. Para ello, también hay que tener en cuenta una serie de aspectos:

  • Definir si va a ser un evento en exteriores o en interior.
  • Estudiar la distancia del sitio con el lugar de procedencia de la mayoría de los invitados.
  • Comprobar si existe una buena red de transportes (tren, avión, taxis, etc).
  • En el caso de ser en un lugar lejano, ver las posibilidades de hospedaje para los invitados.
  • Disponibilidad de los hoteles de la zona durante las fechas del acto.

Eventos sociales, cómo organizarlos para asegurar la diversión

¿Cómo será el evento?

En este punto de la organización llega el grueso del trabajo, ya que entran en escena muchos aspectos y en ellos juega un papel importante el protocolo:

Invitados: Definir el perfil mayoritario de los invitados (edad, lugar de procedencia, sexo, trabajo…). Con esta información se pueden segmentar las actividades para que todo el mundo se encuentre agusto y en su “zona de confort”.

  • Confirmación: Solicitar confirmaciones de asistencia a los invitados nos ahorrará quebraderos de cabeza, ya que sabremos exactamente cuánta gente va a venir y reservaremos las plazas exactas para todas las actividades que se realicen.
  • Temática: Dependiendo del tipo de evento social que se celebre se podrá definir una temática o no. Por ejemplo, en las bodas no es necesario definir un tema, en cambio en una fiesta de cumpleaños o un aniversario establecer una temática daría mucho juego para la organización del mismo.
  • Banquete: Fijar un tipo de banquete para el acto. Por ejemplo, si se quiere hacer algo informal lo mejor es optar por un cocktel en el que la gente come de pie y puede relacionarse con todo el mundo. Si es una acto más formal, lo mejor es decantarse por una cena de gala con las mesas y los sitios preestablecidos y con un menú seleccionado con anterioridad.
  • Participantes: Precisar quienes van a formar parte del evento de manera activa. Es decir, si alguien va a dar un discurso, si hay alguna actuación musical o de otro tipo, si va a celebrarse algún tipo de ceremonia (en el caso de bautizos, comuniones, bodas…), etc.

Eventos sociales, cómo organizarlos para asegurar la diversión

  • Instalaciones: Requisitos necesarios para la celebración del evento, es decir, todo lo relacionado con el equipamiento (iluminación, sonido, sistema de grabación, proyector, fotógrafo, servicio de recogida y transporte, reserva de plazas de aparcamiento, etc).
  • Comunicación: Evaluar en función del evento el tipo de comunicación que vamos a hacer. En el caso de actos íntimos y privados se suelen emplear las típicas invitaciones personalizadas, mientras que en el caso de eventos más amplios se puede hacer una convocatoria mediante redes sociales.
  • Decoración: Pensar el tipo de atrezzo que se va a necesitar para adornar el lugar del evento. ¿Hace falta contar con los servicios de una floristería?, ¿hay que contratar a un interiorista? Son preguntas que deben estudiarse con tiempo suficiente.

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Tras plantearse estas tres cuestiones es normal tener mucha información en la cabeza, por eso es importante cuestionarse una última cosa: ¿Puedo hacerlo yo solo o necesito ayuda de un profesional? 

En estos casos lo mejor es dejarse asesorar por personal con experiencia, como el del hotel de lujo AR Diamante Beach, que cuenta con un equipo de expertos con muchos años de trayectoria que garantizarán el éxito rotundo de tu evento. Además, el hotel se encuentra ubicado en un paraje sin igual, la ciudad de Calpe y cuenta con unas instalaciones de última generación para que celebres un evento original por todo lo alto.