¿Quieres que tus eventos sean un éxito? Cíñete a las 4 fases de actuación: definición, organización, ejecución y medición.

El trabajo de planificador de eventos está considerado como la 14ª mejor profesión, según el informe US News & World Report, Meeting and Event Planner Jobs Rank. Sin embargo, no es oro todo lo que reluce porque gestionar un evento no es una tarea fácil. Los profesionales de este sector trabajan bajo mucha presión, habitualmente a contrarreloj y teniendo que rendir cuentas ante otras personas.

Por eso, la organización es fundamental en este ámbito. Esa es la principal arma de trabajo que tienen los event planners, si trazan el camino a seguir y se ciñen a él durante todo el proceso los resultados siempre serán positivos. Para diseñar esta línea de actuación, los planificadores de eventos se ajustan a las cuatro fases del procedimiento de organización.

Eventos a lo grande. ¿Cómo gestionarlos para que sean un éxito?
Fase 1: Definición del proyecto.

La primera etapa en la gestión de un evento es la más importante, ya que es el momento en el que se establecen los pilares sobre los que se va a asentar el acto. Se empieza con la recepción del briefing del cliente, en él se resume tanto la filosofía de la empresa y lo que buscan conseguir con dicho evento, así como algunas pinceladas de cómo quieren que sea el acto.

Tras esto se realizará una primera reunión entre cliente y organizadores para ir perfilando el carácter y la personalidad del evento. Cuando las pautas estén claras se establecerá un presupuesto definitivo que es el que regirá todo el evento. Todas las decisiones que se tomen (logística, invitaciones, transportes, hospedaje, ponentes, etc) tendrán que estar basadas en lo que se establezca en el presupuesto, sin poder salirse de él.

Eventos a lo grande. ¿Cómo gestionarlos para que sean un éxito?
Fase 2: Organización y desarrollo.

En esta segunda fase se realizará toda la labor relativa a la organización y planificación de las cuestiones técnicas del evento. Entrarán en escena diversos asuntos, el primero y más importante será la elección del escenario del acto. Elegir un lugar para la celebración es muy importante y para ello habrá que tener en cuenta el número de asistentes, la facilidad de llegada hasta el lugar, y los aspectos logísticos y técnicos. Por ejemplo, un buen lugar sería el hotel AR Diamante Beach en Calpe con once salas para convenciones e incentivos.

También habrá que buscar acuerdos con hoteles cercanos para facilitar al alojamiento a los asistentes que vengan desde fuera, establecer un plan de actividades de ocio para las horas muertas de los participantes, definir el programa del evento, gestionar los aspectos audiovisuales y de iluminación y definir la movilidad de los asistentes (medio de transporte, viajes, etc), entre otros muchos aspectos.

Asimismo, entrará en escena el departamentos de diseño y creatividad que jugará un papel esencial. Son ellos quienes se encargarán de otorgar personalidad al evento haciendo de él algo único y especial. Tendrán que desarrollar un concepto, un claim, una imagen gráfica… Todo al unísono para que se transmita imagen de marca y se reconozca al instante. Comunicar el evento y publicitarlo será esencial si quieres que sea un éxito de convocatoria. Notas de prensa, newsletters, redes sociales, blogs… Hay que estar presentes en todos los canales para llegar al público objetivo.

Eventos a lo grande. ¿Cómo gestionarlos para que sean un éxito?
Fase 3: Ejecución del evento.

Es la puesta en marcha del mismo, el momento de la verdad. Nada puede fallar ese día (o esos días), pues si no el trabajo de varios meses se verá echado por tierra. Para evitar imprevistos el ‘día D’ lo mejor es definir previamente un plan de actuación, así como un plan de crisis por si las cosas se tuercen. Todo esto se hará en una reunión previa a la que tendrá que acudir todo el equipo que vaya a formar parte del evento ese mismo día.

A lo largo de todo el evento será especialmente importante que todos los miembros estén coordinados, ésta será la garantía del éxito. Si se siguen las directrices tal y como se han establecido inicialmente no tiene porqué pasar nada. Este aspecto es esencial porque en un evento entran en escena muchos profesionales: montadores, catering, interioristas, ponentes, técnicos, azafatas, etc. Si todos trabajan como un auténtico equipo el evento irá sobre ruedas.

Eventos a lo grande. ¿Cómo gestionarlos para que sean un éxito?
Fase 4: Medición de resultados.

Una vez transcurrido todo el caos del evento es hora de pararse a estudiar los resultados del mismo. Para calcular el ROI (Retorno de la Inversión) es necesario contar con el feedback de los asistentes. Esto se puede hacer mediante el envío de una newsletter posterior en la que se incluya una encuesta de satisfacción. Así conoceremos las impresiones de los participantes y si éstas son positivas o negativas. 

Estos resultados establecerán el marco de acción de los futuros eventos. Si se dieron errores se subsanarán en el siguiente acto; si los objetivos se cumplieron, se definirán unos nuevos para acciones venideras. Todo suma en la gestión y organización de eventos y cuántas más información y feedback se disponga mucho mejor.

Eventos a lo grande. ¿Cómo gestionarlos para que sean un éxito?