Organizar un evento requiere una planificación muy detallada para alcanzar el triunfo. Un buen cronograma será, sin duda, el origen de unos buenos resultados de un encuentro.

El éxito o fracaso de un evento depende, en gran medida, de la planificación previa. Establecer los objetivos, determinar los recursos necesarios, asignar el presupuesto, definir las tareas, encontrar el lugar o preparar el encuentro son actividades fundamentales para el buen desarrollo de un congreso, una ponencia, una boda o cualquier tipo de evento que se precie. Por supuesto, existen herramientas que, lejos de decepcionar, facilitan la organización que garantiza el triunfo de la cita programada. Cronograma de un evento, la base del éxito. ¿Cómo elaborarlo?

Entre ellas, el cronograma es una de las más importantes. Nos referimos, como bien sabes, a ese calendario de trabajo en el que se fijan los tiempos para ejecutar cada una de las tareas imprescindibles para el desarrollo del encuentro. La definición ya avisa de la relevancia de esta herramienta, porque gracias a ella, puedes ver cuánto dura cada actividad para comprender con facilidad la evolución del proyecto, identificar los factores y realizar un seguimiento para comprobar si se cumplen, o no, los plazos determinados.

Por tanto, el cronograma de un evento tiene grandes beneficios para su planificación. En primer lugar, establecer todas las tareas y saber en qué periodos han de cumplirse es una manera excelente de detectar posibles fallos e imprevistos y hacer frente a ellos con éxito y facilidad. Además, es la herramienta de comunicación básica para transmitir las etapas y los tiempos a todas las personas implicadas en el proyecto, sin olvidar, por descontado, su practicidad para conocer las fases y su evolución. Cronograma de un evento, la base del éxito. ¿Cómo elaborarlo?

Asimismo, por otra parte, esta herramienta ayuda a ver la realidad gracias a los plazos fijados y simplifica el cumplimiento de los objetivos. Estas metas, de hecho, se consiguen de forma progresiva según las fases, por lo que los grandes fines quedan divididos en otros más pequeños y, de ahí, su facilidad para satisfacerlos. 

Cómo elaborar el cronograma de un evento paso a paso

Confeccionar un cronograma tiene, por descontado, su propia organización. Según la Universidad Politécnica de Valencia, a la hora de planificar un evento se deben tener en cuenta tres aspectos, como son el alcance, los costes y el tiempo. Y es éste último el que has de tener en cuenta a la hora de crear ese calendario de plazos con todas las tareas que deben desarrollarse. Los pasos a seguir para elaborar dicho calendario son los siguientes:

  1. Recopila toda la información relativa al evento, es decir, el alcance que va a tener, las características que lo definen, la tipología de encuentro que será, los problemas que pueden surgir, la temática en torno a la cual girará, los objetivos, etcétera. En definitiva, todo aquello relacionado con el acontecimiento que será de utilidad para saber cuáles son las prioridades de esa cita.
  2. Define las actividades que se habrán de desarrollar para llevar a cabo el proyecto. La información recopilada será fundamental para identificar las tareas que formarán parte del cronograma para dar lugar a un magnífico eventos. Asimismo, es relevante también establecer el orden de importancia de cada una de ellas. Cronograma de un evento, la base del éxito. ¿Cómo elaborarlo?
  3. Secuencia esas actividades con el objetivo de determinar las dependencias entre ellas mismas. En ese sentido, seguramente, muchas tareas no podrán realizarse sin el cumplimiento previo de otras, y esa condición debe conocerse desde el principio para que la planificación sea la mejor posible.
  4. Estima y fija los recursos que serán imprescindibles para el desarrollo de cada actividad. No sólo los económicos, sino también los humanos y los materiales: que vas a necesitar, quién va a encargarse de ello y cuánto costará. Una previsión por cada tarea.
  5. Establece la duración de cada una de las actividades, es decir, los períodos básicos para poder completarlas. La mejor manera de hacerlo es indicar la fecha de inicio, la fecha de fin y la suma de días, horas o minutos que va a necesitar una faena en concreto. 
  6. Asigna las tareas a cada equipo o persona para que sean los encargados de responsabilizarse de su trabajo con el objetivo de cumplirlo dentro de los tiempos fijados con anterioridad. Cronograma de un evento, la base del éxito. ¿Cómo elaborarlo?
  7. Traslada toda la información a un documento, que será el propio cronograma, para ponerse manos a la obra con todas las actividades estipuladas y encomendadas.
  8. Haz un seguimiento y control del cronograma para verificar que se cumple en los plazos estimados o para someterlo a cambios que, como es evidente, mejoren el proceso de producción y organización de un evento. 

Tipos y ejemplos de cronogramas

A la hora de hacer un cronograma, puedes optar por distintas modalidades para su elaboración: en filas, en columnas, esquemático, con gráficos… Como ves, las posibilidades no son pocas, pero aquí puedes encontrar los tres tipos que, por norma general, son más conocidos y, por tanto, más utilizados. También para la organización de un evento:

  • El diagrama de Gantt. Éste es, sin duda, el más popular por su adaptabilidad a cualquier proyecto y temática con independencia del sector empresarial. Además, es también muy útil, porque las barras horizontales que marcan el inicio y el fin de cada actividad permiten seguir con facilidad el estado de las tareas. Una línea del tiempo, a todos los efectos, que hace más sencilla la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos. 
  • El diagrama de PERT. ‘Project Evaluation and Review Techniques’ es el significado de las siglas PERT, una herramienta recomendada, sobre todo, para los eventos de mayor complejidad. Su diseño es, por ello, un tanto más complicado, pues se trata de una gráfica de estilo organigrama que establece el principio y el final de cada tarea. Sin embargo, en el medio, quedan reflejadas las relaciones entre cada una de las actividades. En definitiva, el complemento perfecto de otros bocetos más simples.
  • El diagrama CPM. El método de la ruta crítica es el más complejo, aunque también muy utilizado.  Se trata de una gráfica de flechas para establecer cuál es el camino más sencillo y más óptimo en cuanto a tiempo para completar cada actividad.

La planificación previa de un evento es, por tanto, esencial para los buenos resultados del propio encuentro. Puedes, en ese sentido, encargarte tú mismo o pedir ayuda a un equipo de expertos especializados en la organización de cualquier tipo de acontecimientos. Si tu preferencia es la segunda, apoyarte en el personal técnico de AR Diamante Beach es la mejor decisión que podrás tomar.Cronograma de un evento, la base del éxito. ¿Cómo elaborarlo?

Ellos te ayudarán a diseñar conferencias, convenciones, bodas, congresos, reuniones, etc. y, por descontado, a optimizar el tiempo para cumplir con los plazos del cronograma elaborado con antelación.

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