¿Estás preparando una convención empresarial? Te proponemos 8 pasos a seguir para que sea todo un éxito.

El 28’2% de los eventos celebrados en 2013 fueron convenciones, son los últimos datos que se poseen del sector facilitados por Spain Convention Bureau (SPB). Pero, ¿qué es exactamente una convención? Es una cita de carácter privado organizada por una empresa y que está orientada a generar negocio. Los asistentes son los propios trabajadores de la empresa y la duración de este tipo de evento empresarial suele tener una media de dos días.

Las convenciones pueden tener distintas finalidades en función de los objetivos de la empresa organizadora. Es muy importante definir éstos para que el acto corporativo sea un éxito. Si está en pleno proceso de organización de una o varias convenciones te conviene leer los siguientes pasos para conseguir triunfar con tu evento.

Convenciones 8 pasos a seguir para un éxito rotundo

1. Determinar metas y objetivos: ¿Qué quiero conseguir con este evento? Es la pregunta que se debe hacer toda empresa que vaya a organizar una convención. Establecer la finalidad o los objetivos que se esperan lograr con el acto es positivo para trazar el mapa de ruta posterior para que éstos se hagan posibles. Algunos de los objetivos más comunes en las convenciones son la comunicación de noticias relevantes sobre la corporación, la formación y transmisión de ideas o la motivación profesional hacia los empleados.Convenciones 8 pasos a seguir para un éxito rotundo

2. Establecer una temática: Con los objetivos claros se definirá una temática para la convención que nos ayude a conseguir dichas metas. Los temas pueden ser muy variados y, como no, irán marcados por los objetivos. Por ejemplo, si el objetivo de la convención es incrementar las ventas de la empresa, los temas a tratar pueden ir relacionados con nuevas modalidades de venta.

3. Definir un presupuesto: Cuando ya se tengan claros tanto los objetivos como la temática, habrá que definir un presupuesto para el acto. Según Meeting Professionals International los presupuestos para eventos incrementará el próximo año entre un 1% y un 5%. El presupuesto es fundamental tenerlo antes de ponerse manos a la obra con el evento, pues es lo que marcará toda la organización de éste.Convenciones 8 pasos a seguir para un éxito rotundo

4. Fijar una fecha: El día de celebración de una convención es más importante de lo que parece. Hay que evitar que coincida con el de otras empresas que puedan restar importancia a tu evento. También buscar una fecha que resulte adecuada para los trabajadores. Por ejemplo, los viernes no son un buen día ya que es final de semana y los empleados están con la mente puesta en sus días libres. Es preferible celebrarlo entre el martes y el jueves.

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5. Planificar la organización: Para que el evento sea un éxito habrá que hacer una organización minuciosa del acto. Para aquellas empresas que nunca han organizado una convención se recomienda que recurran a un profesional o una agencia de gestión de eventos. Así pueden estar tranquilos porque dejan su acto corporativo en manos de profesionales con experiencia en dicho ámbito.

6. Buscar ponentes e invitados: Las convenciones, además de ser un foro para que los directivos de la corporación se expresen ante sus empleados, son un buen canal para transmitir ciertos valores a los empleados. Por ejemplo, se puede buscar a un coach que trabaje sobre la motivación de los empleados o al responsable de un case-study relacionado con el sector de actividad de la empresa que les explique su caso de éxito y les transmita ilusión por lo que hacen.

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7. Comunicar y publicitar el evento: Aunque las convenciones tengan un carácter empresarial y sus destinatarios directos sean los trabajadores, siempre es beneficioso comunicar el evento y hacerlo público. Eso mejorará la imagen externa de la empresa transmitiendo un mensaje de modernidad y compromiso con los empleados. La comunicación se puede hacer mediante varias vías, a nivel offline lo mejor es lanzar notas de prensa a los medios de comunicación; mientras que online se puede transmitir mediante el blog corporativo y los perfiles de redes sociales.

8. Asignar una localización: El emplazamiento donde se va a celebrar la convención también juega un papel importante. Si ésta va a durar varios días lo más recomendable es que se lleve a cabo en un hotel y así los asistentes se pueden hospedar en el mismo lugar del evento. Los hoteles tienen muchas ventajas frente a otros recintos, por ejemplo la comodidad de tenerlo todo en un mismo lugar y evitar así los desplazamientos, la posibilidad de unir el trabajo con el ocio a través de los recursos del hotel y la opción de contar con un servicio de catering o buffet para los participantes, que siempre es un aliciente importante.

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