La popularidad de los deportes en España es incuestionable. Si estás enfrascado en la organización de un evento deportivo te interesa leer este post.

El deporte tiene un gran tirón en España sea cual sea la especialidad y así lo corroboran los datos. En el País Vasco el turismo de surf genera una demanda hotelera del 35% a lo largo del año, según Hosteltur. En Cataluña, el FC Barcelona atrae un 6% del turismo que llega a la ciudad y genera el 1’2% del PIB de Barcelona. Mientras que en Mallorca el 80% de los visitantes que llegan a la isla en temporada media o baja van por algún motivo relacionado con el deporte.

Estos ejemplos demuestran la importancia de este campo dentro del sector MICE, lo que hace que cada vez más esta industria se centre en la organización, gestión y desarrollo de eventos deportivos. Pero, ¿en qué se diferencian los actos relacionados con el deporte de otros? Principalmente en que las actividades deportivas tienen un protocolo particular y una legislación específica, y todo ello se refleja a la hora de preparar un evento deportivo.

Cómo organizar un evento deportivo: ideas y consejos para el éxito
Pasos a seguir en la organización de un evento deportivo.

El proceso de organización de un acto deportivo es largo y bastante tedioso, ya que hay muchos factores que entran en escena durante el mismo. Por eso es importante seguir una serie de pasos que garanticen la viabilidad de la ceremonia.

  • La primera fase es la misma que en cualquier evento, es decir, definir los objetivos del mismo y establecer el público objetivo.
  • El segundo paso es determinar la práctica deportiva que se va a llevar a cabo y quiénes serán los participantes que formarán parte de la competición.
  • Seleccionar el recinto perfecto para la celebración del acto es otro de los puntos importantes. Habrá que tener una estimación de la afluencia de público que se va a conseguir para buscar un emplazamiento con aforo suficiente.
  • Una vez establecidos estos tres puntos iniciales fijar un presupuesto global para todo el acto y disgregarlo en partidas para cada uno de los ámbitos dentro del evento. Por ejemplo, una remesa para material, otra para catering, otra para staff, etc.

Cómo organizar un evento deportivo: ideas y consejos para el éxito

  • Un este tipo de eventos es primordial seguir a rajatabla la normativa y legislación establecida. Por ello, antes de ponerse manos a la obra, hay que tramitar todas las licencias y permisos necesarios. Algunos ejemplos puede ser el de venta de comida y bebidas alcohólicas, el de uso de la vía pública si es se va a ocupar o la contratación de un seguro de responsabilidad civil.
  • Definir un organigrama en el que se establezcan los responsable de cada área y la labor de cada uno también es esencial. Habrá que hacer público este aspecto para que en caso de que se dé algún inconveniente todo el mundo sepa a quién acudir para solucionarlo.

Cómo organizar un evento deportivo: ideas y consejos para el éxito

  • Definidos todos estos aspectos organizativos, será hora de hacer público el evento. Para ello habrá que comunicar las fechas y el lugar del mismo, la forma de inscripción para los interesados en participar, las condiciones y el reglamento, etc.
  • Para que el evento se haga viral y atraiga a la gente hay que hacer una gran labor comunicativa. A través de la página web, las redes sociales, la prensa y otros canales de difusión habrá que publicitar el acto para conseguir afluencia de público y repercusión en los medios de comunicación.

Cómo organizar un evento deportivo: ideas y consejos para el éxito

  • Durante la celebración del evento deportivo es necesario disponer del suficiente personal de staff para que todo funcione con fluidez. Habrá que formar, por tanto, una plantilla compuesta por árbitros, jueces, servicio de campo, personal de limpieza, catering, etc.
  • En los eventos deportivos es fundamental cuidar la seguridad. Una medida importante al respecto es definir un plan de acción en caso de emergencias. Al margen hay que contratar personal de seguridad y, si es posible, contar con apoyo policial.

Cómo organizar un evento deportivo: ideas y consejos para el éxito

  • También hay que cuidar el protocolo. Aspectos como himnos, banderas, nombramientos de personalidades y acreditaciones VIP son más importantes de lo que puede parecer en un primer momento. Contar con un experto en protocolo puede ser de gran ayuda en estos casos.
  • Por último, pero no por ello menos importante, está la gestión de los medios de comunicación. Convocar a la prensa al evento y facilitarles la posibilidad de realizar entrevista o reportajes es esencial si se desea que éste tenga repercusión. Los medios de comunicación tienen el poder de otorgar notoriedad y relevancia a los actos que cubren.

Cómo organizar un evento deportivo: ideas y consejos para el éxito
La zona de la Costa Blanca y el Levante en general son dos áreas propicias para la celebración de este tipo de actos debido a las numerosas instalaciones deportivas con las que cuentan, así como otro tipo de factores favorables como la climatología. En Calpe, el hotel AR Diamante Beach cuenta con un equipo de profesionales especializados en la gestión y organización de actos, convenciones e incentivos que pondrán todo a tu servicio para la celebración de tu evento deportivo.