L'organisation et la réussite d'un séjour d'entreprise demande rigueur, organisation et inventivité. Pour réussir un événement MICE, il faut commencer par identifier le public concerné, définir son besoin et choisir un lieu adapté. Concevoir un tel événement relève parfois du numéro d'équilibriste. C'est pourquoi, pour éviter de commettre des erreurs et proposer un événement MICE de grande qualité, suivez pas à pas la checklist spéciale tourisme d'affaires proposée ici.

Le tourisme MICE demande les mêmes compétences que celles nécessaires à l'organisation d'un événement classique avec la problématique et les complications liées au voyage ! Mais au-delà de la rigueur logistique dont vous devez faire preuve, sachez qu'un événement MICE est un moment dédié autant aux affaires qu'au plaisir. Ne négligez surtout pas ce dernier point, suivez pas à pas les 12 points de la checklist et vous réussirez l'organisation de votre voyage d'affaires !

  • Connaître et comprendre le client

Prenez le temps de bien connaître les besoins et les envies de vos clients. Remontez le temps et consultez les précédents événements MICE auxquels ils ont participé. Interrogez les, identifiez ce qui pourrait leur plaire mais aussi leur déplaire ! Et enfin, passez en revue avec eux toutes les questions importantes liées à l'event à savoir : qui, quoi, pourquoi, quand et comment.

  • Définissez votre cible

En définissant votre cible vous allez identifier parmi les dernières tendances MICE ce qui pourrait lui plaire. Vous allez aussi plus facilement opter pour tel ou tel hôtel et ainsi déterminer les destinations MICE les plus à même de correspondre à leurs attentes.

  • Calculez le budget

La réussite de l'événement MICE passe aussi par un calcul très précis du budget. Collez toujours au plus près du budget et identifier précisément chacune des lignes le constituant !

  • Trouvez les bons partenaires

Faites appel à des partenaires ayant une solide expérience des événements MICE. Ce sont eux qui vont vous permettre de consolider les bases de votre event et éviter les erreurs de débutants.

  • Dénichez le lieu idéal

Pour que chaque moment de l'événement soit réussi, il est fondamental de choisir le bon lieu. En effet, au-delà des activités proposées, c'est le cadre dans lequel elles se déroulent qui permet de planter le décor. N'hésitez pas à vous déplacer et à visiter les lieux. Ce sera également l'occasion de régler les moindres détails et de négocier encore plus finement certains tarifs.

  • Planifiez l'événement MICE

Une fois l'endroit trouvé, arrêtez les dates et communiquez les rapidement à votre client. Vous pourrez alors vous concentrer sur la préparation de l'événement.

  • Réalisez un rétroplanning

Prenez le temps de créer un rétroplanning. Cela vous permettra d'identifier chaque moment clé et de n'en oublier aucun. C'est aussi un bon moyen de mesurer et de maîtriser chaque étape de l'événement.

  • Assurez-vous une bonne logistique

Là aussi, prenez grand soin d'avoir une vue d'ensemble de la logistique. Planifiez notamment avec minutie la date, l'heure et les moyens de transport acheminant les participants vers le lieu de l'événement MICE.

  • Listez vos fournisseurs

Dressez une liste précise de vos fournisseurs et n'omettez pas de noter leurs coordonnées afin de pouvoir les joindre à tout moment. C'est aussi l'occasion pour vous d'étoffer votre carnet d'adresses pour des événements futurs.

  • Soyez dans l'air du temps

Incorporez les dernières tendances en matière d'événementiel d'affaires pour impressionner vos clients et sortir des sentiers battus. Offrez leur un événement unique dans un lieu d'exception !

  • Gérez les attentes de vos clients

Soyez transparents et précis, offrez à vos clients un événement correspondant à leurs souhaits, basé sur leurs demandes et leur budget.

  • Équipez-vous d'une trousse de survie

Ayez toujours à porter de main des outils et équipements permettant d'éviter toute catastrophe durant l'événement.

Le lieu et le cadre dans lequel va se dérouler votre événement MICE est primordial. C'est l'un des principaux facteurs de réussite. Il est parfois difficile de trouver l'endroit idéal. Si c'est le cas pour vous, surtout ne vous découragez pas, persévérez en gardant bien à l'esprit que l'endroit retenu va déterminer l'ensemble de vos choix.

Si vous êtes à la recherche d'un lieu proposant un environnement naturel d'exception, une gastronomie locale de qualité, un climat favorable et un large choix d'activités sportives et culturelles, laissez-vous tenter par la région et les hôtels de la Costa Blanca espagnole.

N'hésitez pas à contacter les équipes AR Hotels & Resorts afin d'obtenir toutes les informations nécessaires à l'organisation de votre événement MICE. Elles se feront un plaisir de vous fournir la liste des hôtels du groupe situés à Calpe. Dans ces différents établissements, un personnel expérimenté se tient à vos côtés pour vous aider à créer des événements exceptionnels et conçus pour répondre aux besoins de chacun de vos clients.