Organiser des événements pour les entreprises, c’est un véritable travail de chef d’orchestre ! Il faut penser à chaque détail et trouver les moyens de se faciliter la vie pour que tout se déroule parfaitement le jour venu. Pour vous aider à réussir, prenez le temps de bien définir et de cadrer le brief avec votre client. C’est l’outil indispensable qui vous permettra de vous organiser et de ne rien oublier. Voici une liste des principaux points à aborder en rendez-vous...

Quand et combien de temps ?

Il faut commencer par le plus important : à quelle date votre client souhaite-t-il organiser son séminaire ? En effet, la période choisie aura une répercussion directe sur le budget : en haute saison, les salles de séminaires et les chambres pour l’hébergement sont beaucoup plus chères qu’hors saison. Ensuite, selon le moment de l’année (fêtes, vacances scolaires...), il peut s’avérer plus difficile de trouver des établissements disponibles. Et pour terminer, si votre client tient à ce que son événement se déroule dans un cadre particulier, peut être très prisé, ou encore s’il souhaite faire venir une personnalité, il faudra vous y prendre très à l’avance pour réserver le lieu.

La durée est aussi un point essentiel : si le séminaire dure plusieurs jours, vous devrez penser à réserver plusieurs nuits d’hôtel pour les participants. Et cela doit être pris en compte dans le calcul du budget.

Qui et combien de personnes ?

Le public concerné est, bien entendu, à étudier de très près. Il vous faut savoir si ce sont les collaborateurs de l’entreprise ou plutôt ses clients et parties prenantes. N’hésitez pas non plus à demander l’âge moyen des participants. Selon le profil, vous n’allez pas forcément proposer le même cadre ou les mêmes activités.

Le nombre de participants va aussi être déterminant. Pourrez-vous le connaitre assez à l’avance ou devrez-vous attendre quelques semaines avant l’événement ? Ce nombre sera t-il restreint ou peut-il atteindre plusieurs centaines ? Là aussi, selon les réponses que l’on vous donnera, vous aurez à rechercher des lieux avec des capacités d’accueil différentes.

Quels objectifs et quelles activités ?

Une fois que vous avez discuté de l’aspect intendance et logistique, vous pouvez alors demander à votre client la raison d’être de cet événement, les objectifs qu’il se donne. Pourquoi veut-il organiser un séminaire, pour lancer un produit, attaquer un nouveau marché, renforcer la cohésion de ses équipes ? Selon ses réponses, vous pourrez ensuite réfléchir ensemble aux contenus de l’événement.

A vous ensuite de proposer un programme, des idées d’animation et d’activités et de démontrer à votre client qu’il a fait le bon choix en optant pour un professionnel tel que vous. Grâce à toutes les informations que vous aurez recueillies, vous saurez si vous pouvez organiser une balade en pleine nature, ou plutôt une escapade en jet-ski ou encore une découverte du Flamenco !

Quelle destination privilégier ?

Plusieurs facteurs entrent en compte pour choisir la meilleure destination. Quelle durée maximale de voyage peut-on imposer aux participants ? Si on opte pour l’idée d’un séminaire à l’étranger, y a t-il des liaisons aériennes régulières ? Allez-vous trouver sur place toutes les infrastructures dont vous aurez besoin : salle de conférence, hôtels, restaurants ? Les participants auront-ils tout ce qui leur faut sous la main pour se détendre : piscine, plage, bar ? Le lieu que vous allez proposer à votre client va aussi déterminer le type d’hébergement : si les personnes présentes se sentent bien accueillies, si leur chambre est confortable et qu’elles bénéficient de certains services, elles seront beaucoup plus réceptives au contenu du séminaire !

Sur la Costa Blanca en Espagne, la ville de Calpe possède de nombreux atouts répondant à ces critères. Pour en savoir plus et découvrir le lieu idéal pour organiser votre prochain séminaire, contactez AR Hôtels : vous allez découvrir toute une gamme d’hôtels bénéficiant d’une grande expérience dans l’accueil des événements d’entreprise.