Le thème, le nombre de participants, la durée ou encore l'équipement nécessaire influencent le choix du lieu qui abritera votre événement d'entreprise. Il existe un grand nombre de critères à prendre en considération pour que ce moment soit réussi. Et comme en tant que manager ou organisateur de l'événement vous avez des milliers de choses à penser, voici une checklist totalement dédiée à la préparation de ce type d’événement.

Pour éviter d'oublier l'essentiel, voici une liste bien pratique à checker pour vous assurer que le lieu choisi fourni bien les équipements indispensables à une conférence ou à un événement d'entreprise d'envergure internationale :

Le hall d'accueil : il doit être suffisamment spacieux pour accueillir confortablement l'ensemble des personnes conviées au meeting.

 

Toilettes et commodités : il n'y a pas de chiffres indiquant précisément le nombre de toilettes idéal. Cela varie en fonction du type d'événement mais aussi du nombre de convives, de la quantité d'alcool susceptible d'être consommée et de la proportion d'hommes et de femmes invités. Pour plus d'informations n'hésitez pas à consulter les fiches conseils de GL Events, groupe international spécialisé dans l'événementiel.

La formule de restauration adéquate : est liée au type de restauration retenu, à l'efficacité du service, c'est-à-dire à sa capacité à permettre à un grand nombre de convives de se restaurer dans de bonnes conditions, en leur offrant une nourriture de qualité et en bonne quantité.

Bar et cocktails : assurez-vous de la qualité de l'équipement et du professionnalisme des personnes en charge du bar afin d’obtenir un service impeccable.

Le personnel : là encore, vérifier le professionnalisme des personnes assurant le service. En effet, au-delà des installations et des équipements proposés par l‘établissement accueillant votre événement d'entreprise, il est essentiel que le personnel soit irréprochable et réserve le meilleur service aux participants.

Sites et espaces : Étant donné l'importance accordée aujourd'hui par l'industrie du MICE aux lieux où se déroulent les événements d'entreprise, efforcez-vous de choisir un cadre unique voire insolite dans lequel va se dérouler la session post-événement. En effet, que ce soit un cocktail sur la plage ou un dîner au sommet d’une montagne, les participants au meeting attendent d'être surpris par le lieu de conférence mais aussi par tous les à-côtés et les endroits annexes !

Un endroit approprié : est-ce que le lieu retenu pour votre événement d'entreprise se trouve proche d'un aéroport international ? Y-a-t-il des services de transports efficaces vers et depuis ce lieu ?

Des services technologiques de pointe : pour vous assurer de proposer ce qu'il y a de mieux aux participants de vos évents professionnels, vous pouvez vous rapprocher de meetings.org. Cette entreprise fournit une liste vous permettant de balayer les points essentiels pour réussir votre événement d'entreprise. Bien que tous ne soient pas forcément applicables à votre organisation, ils valent le coup d'être passés en revue :

Matériel :

- Rétroprojecteur

- Projecteur de film

- stands de projection

- Télécommande pour projecteurs

- Écrans

- Matériel Vidéo : VHS, DVD, téléconférence

- Microphones

- Radio

- Ordinateur

- Souris

- Équipement auxiliaire : pointeurs laser, tableaux à feuilles mobiles, plateaux coulissants

- Éclairage

- Haut-parleurs

Concernant les salles de conférences, voici quelques points importants à définir avec les équipes du lieu où va se dérouler votre événement :

- Combien de branchements informatiques sont disponibles ?

- Y-a-t-il du Wifi?

- La puissance électrique mise à disposition est-elle suffisante ?

- Y-a-t-il un système de son intégré ?

- L'acoustique est-elle bonne ?

- La hauteur sous plafond est-elle suffisante pour les projecteurs ?

- Le contrôle de la lumière à distance est-il possible ?

- Les fenêtres sont-elles équipées de stores ou de rideaux ?

- Des équipements supplémentaires peuvent-ils être fournis ?

- Avez-vous prévu une assistance technique en cas de défaillance du matériel ?

- Qui va assurer la sécurité de l'équipement ?

- Est-ce que le bâtiment dispose d'un système d'alarme, de vidéosurveillance et d'une alarme incendie ?

- Qui est responsable de la perte, du vol ou de la dégradation du matériel ?

- La salle de réunion est-elle accessible avant l'événement afin de faire les réglages et de finaliser les préparatifs ?

Au-delà des équipements et du matériel mis à disposition, vous souhaitez aussi vous assurer que les participants à l'événement que vous supervisez se plairont dans le lieu choisi et seront accueillis par un personnel au professionnalisme irréprochable. Si après avoir passé en revue tous les points de la liste, vous n'êtes toujours pas certain de votre choix, tournez-vous vers des lieux d'accueil reconnus internationalement pour leur expertise. Vous avez en effet l'opportunité de prendre contact avec les AR Hotels & Resorts qui vous proposeront d'excellentes adresses comme l'AR Diamante Beach, un joyau parmi les hôtels situés sur la Costa Blanca espagnole. Toute l'équipe de ce lieu renommé vous accompagnera et vous proposera des prestations sur mesure pour faire de votre événement d'entreprise un moment inoubliable sur le plan du professionnalisme, de la convivialité et du standing !