Consigue el poder de la gestión y la organización con las mejores herramientas digitales para tu evento. Todos los procesos cubiertos con una app específica para cada uno. ¿Cuál necesitas?

Tener bajo control la organización y planificación de un evento, sea cual sea su magnitud e importancia, es fundamental para conseguir el triunfo. 

Una vez tenido en cuenta el proceso de planificación previo, con todo lo necesario y con la gestión de las tareas según los equipos es importante saber cómo desarrollar cada uno de los elementos para que nada se anteponga ni absorba el tiempo de otra tarea. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Lo más recomendable es adjudicar un tiempo y un equipo de personal para cada una de las partes, por pequeñas que sean. Con esto se consigue un trabajo fluido y paralelo entre partes que acaba desarrollando un evento completo y cuidado al detalle. 

Eventmanager hizo una encuesta a 2.000 profesionales dedicados a la organización de eventos en la que se interesaba por el uso de aplicaciones digitales para la planificación, organización y ejecución de los mismos, a lo que el 53% de los encuestados contestó que en un futuro cercano las aplicaciones digitales serán imprescindibles para la organización. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Por ello, es mejor prevenir y adelantarse a este tiempo e ir aprendiendo sobre plataformas aptas para todos los dispositivos que te permitan desarrollar cualquier tipo de evento sin ningún problema. 

Aquí tienes una lista de las más sencillas, intuitivas y con mejores resultados para que las pongas en marcha en tus eventos: 

  • Eventbrite. Este herramienta está pensada para que darle forma a un evento de cualquier sector o naturaleza no sea tarea difícil. En 3 sencillos pasos puedes tener tu evento convertido en una realidad. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Crea el evento: rellena los detalles y el tipo de entrada y tendrás la base de los cimientos. 
Agrega a tu lista de contactos todos aquellos que vayan a ser partícipes del momento. Además, puedes difundir toda la información a través de otras herramientas promocionales. 

Utiliza Eventbrite para organizar ‘in situ’ el evento. Controla las plazas, escanea las entradas… Todo bajo control.

Eventbrite se adapta al tipo de evento que organizas en cuanto a tarifas se refiere. Si tu evento es totalmente gratis, Eventbrite no te cobrará nada. De lo contrario, si tus asistentes tienen que pagar por entrar, Eventbrite cobrará una pequeña tarifa. 

Si tu evento está pensado para recaudar fondos por una causa benéfica, esta App también te da una opción para que todo sea más intuitivo. 

Las facilidades son muchas puesto que, además de todo esto, permite personalizar al detalle tu evento (desde un mapa de butacas hasta pequeñas “entrevistas” para conocer al público), pago online, contacto directo con el email de los asistentes. También permite recopilar las cifras de todo el proceso a tiempo real y muchos más servicios que te sorprenderán. 

  • MailChimp. Es la plataforma de newsletter por excelencia. Con MailChimp el email marketing estará bajo control sin importar la magnitud de tu evento. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Además integra publicidad de Facebook por lo que mejora la conexión y visibilidad con el público. 

Un funcionamiento intuitivo te permite desarrollar tu proyecto sin problemas además de la gran facilidad que aportan las plantillas iniciales que la plataforma te ofrece.

Esta herramienta te permite conocer el funcionamiento y rentabilidad de tus movimientos. Te ofrece informes donde conocer los resultados y además te aconseja cómo mejorar el rendimiento según los métodos de acción que has puesto en marcha. 

La mejor ventaja es que MailChimp se integra en las aplicaciones que diariamente tienes en tu Desktop y te permite conectar todos tus movimientos. Crea, gestiona y comparte, MailChimp te lo pone fácil. 

  • Lead Retrieval. El sistema que te permitirá controlar y “capturar” a tus invitados. Se compone de dos elementos: 

-La App (solo compatible con Android). Da la facilidad de escanear de manera más rápida y sencilla cada contacto (tarjetas de invitación, acreditaciones, entradas…). 

Te da la posibilidad, en la versión avanzada, de añadir a tu contacto etiquetas, notas, compartir documentos y muchas cosas más. 

-Portal Web. Permite controlar estadísticas de los contactos, recopilar la información conseguida a través de la App. Toda esta información puede extraerse en ficheros CSV (Excel) para posterior importación al CRM de la empresa. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

¿Qué permite todo esto? Pues facilita tener un seguimiento sobre los contactos potenciales, permite una mayor captura en menor tiempo y sobre todo ayuda a la empresa organizadora a obtener un report completo de todo el conjunto. 

  • Meet Maps. Si tu objetivo es el engagement, esta es tu herramienta. Dedicada a ofrecer todo lo necesario para crear un impacto mayor en tus contactos. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Visualiza todos los contactos y compártelos con los demás para que entre ellos puedan interactuar, compartir y potenciar el networking. 

Gracias a la conexión interna ofrece posibilidades de nuevos negocios entre los contactos, con una imagen mucho más visual y sencilla a la par que personalizable. 

Además permite comunicar internamente a todos cualquier dato: programación, agenda, ponentes, mapa, etc. 

Las notificaciones push suman valor ya que permite que todos los contactos que pertenezcan a esta “nube” reciban instantáneamente cualquier aviso o cambio inesperado.

El envío de emails personalizables y la creación de pequeños grupos de debate también son capacidades que Meet Maps abarca. Contacto entre asistentes y ponentes, es posible con Meet Maps. 

  • Doodle. El organizador previo al evento ideal. Permite compartir y ordenar tus tareas con otros contactos de la forma más fácil. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Trabaja día a día con tus planes vinculados directamente a tu calendario Google, iCalendar, Outlook y ICS feed. Con la opción premium puedes controlar las asistencias y mandar recordatorios a todos los contactos convocados. 

La última novedad, que permite al encargado de llevar a cabo el evento principal, es la posibilidad de ser solicitado o solicitar a un contacto en tiempo real, es decir, si dentro del calendario un contacto comprueba que dispones de 1h libre el mismo día por la tarde, puede solicitar una cita justo en el momento. ¡Todo en un solo click! 

  • Foodstorm. Controla de manera interna el catering que ofrecerás en tu evento. Con Foodstorm tienes la facilidad de gestionar todo el proceso y estar al tanto del estado de cada uno de tus pedidos. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Puedes comunicarte directamente con ellos o incluso fusionar clientes y contacto como intermediario para que el proceso sea totalmente personalizado y ceñido a los gustos de cada uno. 

Además, tienen la opción de personalizar todo los pedidos y adaptarlos a tu imagen para que cree una unidad de cara a los asistentes. 
Organiza las salas, los menús, la distribución de los productos y su localización en el recinto e incluso decide el número de personal que necesitarás para cada servicio. Desde Foodstorm, los breaks de descanso estarán mejor gestionados. 

  • Pirendo. El último paso, la gestión y control de redes sociales. Un evento no es nada si no se difunde mundialmente y Pirendo forma parte de este proceso. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Desde esta aplicación hay 3 puntos esenciales para el éxito que se controlan de manera fácil y multiplataforma.

- Monitorización y panel de seguimiento. Desde aquí puedes controlar todo lo que necesites: seguidores, me gusta, comentarios, e incluso los movimientos de tu competencia. 

Controla cifras, movimientos, picos y bajadas de tus actuaciones en las diferentes plataformas digitales, y compara. Con esto puedes crear una estrategia de redes que te lleve al éxito absoluto. 

- Informes totales. De manera general o específica, obtén todos los resultados de tus movimientos de manera totalmente personificada. Indica en los filtros qué quieres ver y Pirendo te dará las cifras. 

Ahorra tiempo, completa tus report finales y añade a tus informes todos los comentarios que necesites. Además, puedes darle tu toque a la apariencia de cada uno, y esto sumará a la hora de fortalecer la imagen de marca. 

- Modera las salas, comparte experiencia. Pirendo te da la posibilidad de compartir privada o públicamente, conversaciones y movimientos en directo. 
Conecta la pantalla de la sala principal y permite que todos los asistentes vean la actividad en redes que está teniendo tu evento, ya bien por el uso de hashtag o por menciones. 

Puedes silenciar contactos no deseados, destacar comentarios, interactuar en directo y monitorizar a tu gusto toda la interacción en las redes sociales. 

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