En 2015, la organización de eventos generó un volumen cercano a los 6.000 millones de euros tan solo en España. ¿Porqué son tan relevantes en el ámbito empresarial?, ¿cuáles son las claves para lograr que un evento sea todo un éxito?

Según el informe estadístico de la International Congress and Convention Association (ICCA), en el último año se ha experimentado un repunte en la industria de eventos, congresos y conferencias. Un campo en el que la profesionalidad es fundamental para conseguir destacar.

Porque organizar cualquier evento implica una labor previa de puesta a punto que requiere de una planificación estratégica global en la que todos los factores que puedan intervenir se tengan en cuenta. Esta planificación es el primer y más importante de los requisitos pero, ¿qué otras claves te pueden ayudar a conseguir el éxito que tu evento merece? 

Beneficios de organizar un evento

  • Favorece la cercanía entre cliente y empresa
  • Promueve el contacto directo entre el equipo que forma la empresa
  • Permite la creación de experiencias reales que mejora el crecimiento de la marca
  • Mejoran la motivación y el clima laboral
  • Potencian los negocios y la venta
    Claves de éxito en la organización de tu evento

Claves para lograr que un evento sea todo un éxito

1.- Definición de objetivos
Sé consciente y realista de cuál es el objetivo que te ha llevado a organizar el evento, qué es lo que buscas y qué necesitas para conseguirlo, ya que es muy distinto buscar fidelización de clientes que presentar un producto a nivel internacional o informar sobre un nuevo software específico para un sector.

2.- Elaboración de un plan detallado
Incluye en él todos los aspectos que conforman el evento: timing, contenido, mensaje a transmitir, necesidades técnicas y humanas, elementos decorativos, merchandising, etc. Una vez conozcas todas las necesidades establece un presupuesto real adaptado a dichas necesidades y también a tus posibilidades.
Claves de éxito en la organización de tu evento

3.- Dónde, cuándo ¡y cómo!
Una vez definidos los objetivos y los recursos con los que cuentas será mucho más fácil determinar el lugar de celebración. Porque no es lo mismo buscar un salón, auditorio o centro de conferencias para 100 que para 1000 personas, ni por el espacio ni por la logística necesaria. Confirma con antelación la fecha del evento y busca el lugar perfecto para llevar a cabo el acto. 
Piensa que a la hora de elegir el lugar de celebración deberías tener en cuenta aspectos tales como la tecnología o los equipos audiovisuales que necesitas pero también organizar elementos como catering, listado de ponentes, invitaciones o acreditaciones, etc. 

4.- Promoción del evento
Las redes sociales son el mejor altavoz para informar sobre tu evento. En tu página de Facebook, tu cuenta de Twitter y otras redes sociales en las que sepas vas a encontrar a tu público objetivo, crea un evento para que la gente pueda consultar toda la información necesaria. Son herramientas gratuitas y muy eficaces, aunque dependiendo de la premura que tengas también puedes recurrir a herramientas de pago que te aporten visibilidad como puede ser Facebook Ads o Twitter Ads. 
También te resultará muy útil poner en marcha campañas de email marketing, así como enviar notas de prensa a medios y blogs especializados en tu sector.

Claves de éxito en la organización de tu evento
5.- Ponte en el lugar del asistente / cliente
¿Qué te gustaría encontrar?, ¿qué servicios demandarías? Responder con sinceridad y de una forma realista a estas preguntas te ayudará a cumplir las expectativas del público asistente, al fin y al cabo, la razón de ser de un evento.

6.- Un evento es un trabajo de equipo
Involucra a todo el personal que forme parte del mismo, hazlos sentir protagonistas y conseguirás transmitir una imagen de profesionalidad y competencia. Debes lograr que todos tus invitados y asistentes se sientan cómodos, por lo que tu papel como anfitrión es determinante. Si logras transmitir seguridad y confianza tienes buena parte del éxito asegurado.

Claves de éxito en la organización de tu evento

7.- Originalidad, originalidad y originalidad
Se trata de crear un evento único, en el que sorprendas a los asistentes y que éstos no lo olviden a través de experiencias memorables y de hacer partícipe al público. Realiza acciones diferentes y aporta dosis de creatividad en cada acción que realices y lograrás crear tendencia y seducir a los asistentes.

Claves de éxito en la organización de tu evento

8.- Transmite tus ‘valores de marca’
La imagen de empresa es lo primero que llega a los clientes. Cada detalle del evento debe ser coherente con la imagen que proyecta tu empresa: colores, diseño, claims, tipos de acciones, etc.

9.- Practica networking
Provoca que los asistentes socialicen y participen en el networking, que se conozcan, que interactúen. Considera la posibilidad de promover acciones de gamificación que te permitan conectar con el público y generar un alto nivel de engagement. 

Claves de éxito en la organización de tu evento

10.- Mide, analiza y ten en cuenta de cara a próximos eventos.
Analizar los resultados obtenidos es imprescindible para conocer los puntos fuertes y las debilidades del evento organizado sobre todo de cara a futuras ediciones.

Los eventos se han convertido en uno de los principales punto de conexión entre empresas y clientes y parte fundamental en sus estrategias de marketing y comunicación.  De una correcta organización dependerá que un evento sea exitoso o un fracaso que repercuta positiva o negativamente en la reputación online de tu empresa.