El diseño de eventos es todo un arte que, bien hecho, reporta importantes beneficios a las empresas. Descubre los 10 tips que aseguran unos resultados excelentes de un encuentro organizacional.

Planificar una cena, un seminario, una conferencia, un congreso o una reunión está de moda para las empresas. De hecho, las Agencias de Eventos Españolas Asociadas explican que la organización de eventos corporativos ha crecido un 10% en el último año en España. La razón de este incremento es la satisfacción y motivación que estos acontecimientos tienen sobre los trabajadores, circunstancia que, como resultado, repercute en el fortalecimiento de la cultura organizacional.

Sin embargo, a pesar de esta profesionalización, muchas son las empresas que todavía se enfrentan a miles de dudas cuando tratan de diseñar un evento. ¿Qué es lo primero que he de hacer?, ¿dónde celebro la reunión? o ¿cómo logro agradar a la gente? son algunas de esas preguntas, pero antes de responderlas debes considerar algunos aspectos y prestar atención a determinados factores para un triunfo seguro.

Está claro que desarrollar eventos corporativos no es tarea fácil y, por ello, te ayudamos con 10 tips para alcanzar el éxito del acontecimiento y no morir en el intento:

1 - Define el objetivo y asesórate por expertos. Antes de ponerte manos a la obra, es importante que concretes la meta que deseas alcanzar, porque ésta será la base para planear el resto. Establecer el propósito te ayudará a determinar la temática del acontecimiento y el público hacia el que va dirigido. Por ejemplo, no es lo mismo organizar una reunión con tus empleados que la presentación de un nuevo producto ante más de 100 personas.

Una vez fijado el objetivo, es recomendable contar con la ayuda de expertos en la planificación del acontecimiento, porque aunque pueda parecer un procedimiento sencillo, lo cierto es que existen múltiples factores para generar una buena experiencia entre los asistentes. Sin embargo, la contratación de profesionales no significa que todo el trabajo corra a su cargo, sino que también debes implicar a los trabajadores de la empresa, porque son ellos los que más conocen la compañía y, por consiguiente, quienes saben las necesidades de cada departamento.

2 - Personaliza el evento. Crear eventos únicos y personalizados facilita la consecución de unos buenos resultados, y no hay nada que describa mejor una entidad que los valores que la definen. Por ello, diseñar el acontecimiento pensando en ellos individualiza el encuentro y, además, fortalece la imagen de la empresa.

3 - Fomenta el networking. A las personas nos encanta socializarnos y relacionarnos con los demás. En ese sentido, un evento corporativo suele reunir una gran número de asistentes, por lo que debe incentivar el networking facilitando la interacción del público. Sí, romper el hielo es complicado entre quienes no se conocen y, por ello, has de promover actividades, juegos o charlas para que se comuniquen.

4 - Establece el tipo de evento. Seminario, conferencia, congreso, reunión… eventos corporativos hay de muchos tipos, pero debes decidirte por aquél que mejor case con el objetivo establecido en primer lugar.

5 - Controla hasta los detalles más pequeños. El evento perfecto es ese que cuida hasta el más mínimo detalle. No sólo tienes que elegir el sitio y determinar una planificación horaria, sino que también has de mimar elementos como la decoración, el funcionamiento de la red Wifi, la comida o los cafés, la limpieza de todos los rincones, etcétera. Como recomendación, te contamos que es interesante elaborar una lista con lo necesario para no olvidarte de nada.

6 - Escoge el lugar ideal. Teniendo en cuenta siempre el objetivo del encuentro, puedes decidirte por el emplazamiento que mejor se adecúe a él. Por ejemplo, si diseñas un congreso, habrás de celebrarlo en una sala con buena acústica y proyector, pero si desarrollas un afterwork, una terraza es el rincón idóneo.

7 - Fija un presupuesto. El ahorro es una de las claves del éxito de los eventos corporativos. Por tanto, establecer unos costes para controlar el gasto sin exceder los límites es fundamental para diseñar un encuentro de estas características. Entran en juego, entonces, las negociaciones para conseguir patrocinadores.

8 - Elabora un plan de emergencia. Imagina que organizas un evento al aire libre, llega la fecha de su celebración y llueve a mares. ¿Se suspende el acontecimiento? ¡No, si cuentas con un plan B! Los imprevistos es lo único que no podemos controlar a la hora de planificar un encuentro, pero sí podemos crear la manera de esquivarlos en caso de que nos asalten en el día D. Desarrollar un proyecto alternativo te salva de cualquier apuro y garantiza tu preparación para todo lo que pueda venir.

9 - Promueve actividades de team building entre los empleados. Los eventos corporativos, en la mayoría de las ocasiones, tienen como finalidad fortalecer la relación entre los trabajadores, y no se nos ocurre mejor manera de hacerlo que organizando algunas actividades más allá del propio encuentro. Por ejemplo, talleres formativos y participativos, juegos y competiciones o trivial por equipos, entre otros.

10 - Organiza un afterwork. El afterwork es la mejor manera de poner fin a un buen evento corporativo.  De hecho, es la oportunidad perfecta para favorecer el networking entre los asistentes, dado que el ambiente es más distendido y se presta a la interacción. Así, es una buena manera de recibir feedback sobre el acontecimiento, porque pasas tiempo con el público, hablas con ellos, preguntas, escuchas y, finalmente, sacas conclusiones. Los beneficios del afterwork son, por tanto, incuestionables.

AR Diamante Beach y los eventos corporativos

El hotel AR Diamante Beach es el lugar ideal para organizar un encuentro de estas características y lograr excelentes resultados. En él, encontrarás asesoramiento de profesionales especializados en el sector, quienes se adaptan a las necesidades y objetivos del evento, personalizándolo y cuidando hasta el más mínimo de sus detalles.

Además, el equipo humano experto es capaz de desarrollar cualquier acontecimiento, desde bodas y bautizos hasta congresos y conferencias, pasando por presentaciones de producto, entre otros ejemplos. Las instalaciones del hotel contribuyen a ponerlo todavía más sencillo: más de 10 salas equipadas con la tecnología de última generación y adaptables a todo tipo de eventos. Por supuesto, también terrazas para diseñar los más relajantes afterworks con las mejores vistas al mar.

Por su parte, la localidad donde se ubica, Calpe, es perfecta para poner en marcha actividades de team building que fortalezcan el espíritu de tu equipo. Los alrededores están llenos de rincones que merece la pena descubrir practicando senderismo, apuntándose a actividades acuáticas o visitando las zonas más históricas.

Si quieres desarrollar un evento corporativo de éxito, y te has enamorado de la costa alicantina y de nuestros beneficios, solicita más información. ¡Estaremos encantados de atenderte!